S/4 HANA Einkaufsanalysen

Gruppen von Apps können individuell zusammengestellt werden. Anhand einiger Beispiele, die im Standard zugeordnet sind, wird ein erster Überblick geboten. Zudem werden einige weitere sinnvolle Apps vorgestellt, die wohl viele Einkäufer ansprechen werden und daher ggf. auch dieser Gruppe zugeordnet werden können.

S/4HANA Gruppe „Einkaufsanalysen“

Die S/4HANA Gruppe „Einkaufsanalysen“ bietet viele nützliche Apps, um den Einkauf übersichtlicher und effektiver zu gestalten. Öffnet man die Gruppe erhält man über Kennzahlen, z.B. „Auslaufende Kontrakte“, „Überfällige Bestellpositionen“ oder „Durchschnittliche Lieferzeit“, einen schnellen Überblick ohne überhaupt in eine App navigieren zu müssen. Durch einen Klick auf die App mit der Kennzahl, können dann die Details- meist grafisch aufbereitet- eingesehen werden.

Apps zu Einkaufsanalyse

  • Ausschöpfung Wertkontrakt: Gibt einen Prozentsatz für das vergangene Jahr (ausgehend vom aktuellen Tagesdatum) bzgl. der Ausschöpfung des Wertkontrakts an. Innerhalb der App kann über eine Grafik die Ausschöpfung, der Zielbetrag und der freigegebene Betrag nicht verwendetet Kontrakte eingesehen werden.
  • Ausschöpfung Mengenkontrakt: Analog zum Wertkontrakt.
  • Durchschnittliche Genehmigungszeit für Bestellanforderungen: Eine Aufteilung nach dem Preisgefüge (mittel, hoch bzw. sehr hoch) ermöglicht eine gezieltere Steuerung des Einkaufs. So kann z.B. der Einkaufsleiter, bei sehr hochpreisigen Bestellanforderungen, aufgefordert werden innerhalb einer gewissen Frist freizugeben.
  • Änderungen der Bestellanforderungsposition: Bietet Analysemöglichkeiten hinsichtlich im vergangenen Jahr erfolgter Änderungen von Preisen, Mengen, Einkäufergruppen und Lieferanten.
  • Zykluszeit von Bestellanforderung zur Bestellung: Ermittelt den durchschnittlichen Zeitraum von der Bestellanforderungserstellung bis hin zur eingegangenen Bestellung beim Lieferanten. Auch hier gibt es eine Aufteilung nach Preisgefüge.
  • Bestellanforderungen: Kein Bearbeitungsbedarf: Ermittelt den Anteil (Prozentsatz) der Bestellanforderungen, die im Einkaufswagen automatisch in Bestellungen umgesetzt wurden. Ein guter Gradmesser, um den Automatisierungsgrad des Einkaufs zu ermitteln.

Mögliche Weiterentwicklung der Gruppe „Einkaufsanalysen“

Die Gruppe „Einkaufsanalysen“ kann durch weitere Apps ergänzt werden. So können z.B. die Apps (Gesamt-) Ausgabeabweichung/Bestellwert, kontraktabhängige Ausgaben oder eine Beschaffungsübersicht interessante Ergänzungen sein. Letztere ist so interessant, dass sie kurz vorgestellt wird. Daneben soll auch die Lieferantenbewertung kurz vorgestellt werden.

  • Beschaffungsübersicht: Im Standard befindet sich diese in der Gruppe „Beschaffung“, kann aber auch in die „Einkaufsanalysen“-Gruppe verschoben werden. Viele Informationen aus der Einkaufsanalysenübersicht werden hier in einer grafischen Übersicht zusammengeführt und ermöglichen dem Einkäufer den Blick für das Wesentliche. Durch Filteroptionen (bzgl. Materialien, Werke, Lieferanten, Warengruppen usw.) kann die Ansicht zielgerichtet ausgestaltet werden, sodass der Einkäufer schnell erkennt in welche seiner Handlungsfelder sein eingreifen erforderlich ist.
  • Bewertung der Lieferantenleistung: Diese App befindet sich im Standard in der Gruppe Lieferantenbewertung. Im Gegensatz zu ERP stellt S/4 HANA bereits im Standard eine einfache Form der Lieferantenbewertung bereit. Die Mengen-, Preis- und Termintreue wird als gewichteter Durchschnitt pro Lieferant berechnet. Eine grafische Gegenüberstellung unterstützt schließlich den Auswahlprozess. Ein detaillierter Ausbau mit weiteren automatischen sowie semi-automatischen und manuellen Haupt- und Nebenkriterien inkl. Gewichtung, wie aus dem ERP bekannt, kann natürlich auch weiterhin vorgenommen werden.

S/4HANA Procurement Contract Management

 

S/4HANA Real Time Analytics 

S/4 HANA Ausschreibungsprozess

Wurde von einem Mitarbeiter ein Bedarf über eine Bestellanforderung an den Einkauf kommuniziert und dieser findet keine passende Bezugsquelle bzw. möchte vor der Bestellung verschiedene Angebote einholen, kann der neue Ausschreibungsprozess vorgeschaltet werden.

Ausschreibungsprozess in SAP ERP

Bisher wurden in ERP, ggf. mit Bezug zur Bestellanforderung, Anfragen angelegt und möglichen Lieferanten zugestellt. Die eingegangenen Angebote wurden erfasst, im Preisspiegel verglichen und es konnten Zuschläge erteilt sowie via Flagsetzung den anderen Lieferanten automatische Absageschreiben zugestellt werden. Für den bzw. die Lieferanten mit erteiltem Zuschlag erzeugte der Einkäufer Bestellungen. Die dafür nötige Nachrichtenfindung, Formularentwicklung und falls gewünscht auch Lieferantenbewertung, musste zuvor implementiert werden.

Ausschreibungsprozess in SAP S/4HANA

S/4HANA

Ein möglicher Ablauf im neuen Systemverbund aus S/4 HANA und Ariba kann folgendermaßen aussehen.

Anfragen

Der Einkäufer legt in S/4 HANA eine Anfrage an, die über cXML-Nachrichten (commerce eXtensible Markup Language) und das Ariba Network an Ariba Sourcing weitergeleitet wird.

Gebotsrunden

Im Ariba Sourcing übernimmt der Beschaffungsmanager die weitere Verarbeitung. Er generiert dazu eine Beschaffungsanforderung, die wiederum Basis für ein Beschaffungsprojekt ist. In diesem Projekt können ein oder mehrere Lieferanten, in ein oder mehreren Gebotsrunden ihre Angebote abgeben, bis einer oder mehrere Lieferanten den Zuschlag erhalten. Alle anderen Lieferanten bekommen ein Absageschreiben über das Ariba Network.

Angebotszuschläge

Die Angebote mit dem erteilten Zuschlag werden via cXML-Nachrichten zurück an das S/4 HANA-System gesendet. Hier können Sie automatisch in Bestellungen umgesetzt werden.

In S/4 HANA gibt es dazu folgende Apps

  • Ausschreibungen verwalten: Einerseits zum Anlegen, Ändern und Löschen von Ausschreibungen und andererseits um Detailinformationen einsehen zu können; wie z.B. Rechtsvorgänge und Angebotszuschläge. Das Anlegen kann auch als Kopie einer vorhandenen Ausschreibung (mit ggf. nötigen Anpassungen) erfolgen. Sie können den Preis im Infosatz via Ausschreibungsposition aktualisieren. Und „Lean Services“ bietet eine Auswahl auf Positionsebene zwischen Material und Dienstleistung.
  • Lieferantenangebote verwalten: Bietet einen Überblick über alle Angebote zu allen Ausschreibungen, die einen Zuschlag erhalten haben. Angebote im Status „Eingereicht“ können Sie ferner stornieren und im Status „In Vorbereitung“ löschen.
  • Lieferantenangebote vergleichen: Bietet die Möglichkeit den Zielwert der Ausschreibung mit dem niedrigsten vom Lieferanten empfangenen Preis zu vergleichen. Außerdem kann eine Liste aller empfangenen Angebote für eine bestimmte Ausschreibung angezeigt werden. Zudem können Sie Informationen über die Ausschreibung einholen, Lieferantenangebote vergleichen und schließlich den Angebotszuschlag erteilen

Vorteile des Systemverbunds aus S/4HANA und SAP Ariba

Die Ausschreibung erfolgt außerhalb von S/4 HANA in Ariba, was gleich mehrere Vorteile mit sich bringt. In Ariba sind sehr viele Lieferanten angemeldet, die Infrastruktur ist bereits vorhanden und die Kommunikation kann über diese erfolgen. Außerdem können Bestellungen aus Angeboten mit erteiltem Zuschlag automatisch erzeugt werden. Dies reduziert den operativen Aufwand innerhalb der Einkaufsabteilung und beschleunigt den Prozess.

Im Ausschreibungsprozess können Sie Anlagen nun nicht nur auf Kopf- sondern auch auf Positionsebene pflegen. Dies ist immer dann sinnvoll, wenn bei Ihnen Ariba im Einsatz ist. Auf dem Ausdruck bzw. via E-Mail werden die Anlagen nämlich nicht berücksichtigt/ausgedruckt. Bisher können jedoch keine Anlagen den Angeboten hinzugefügt werden.

Mit der App „Workflows für Lieferantenangebote verwalten“ können Sie den Genehmigungsprozess optimieren. Der flexible Workflow ermöglicht die Optimierung eines mehrstufigen Genehmigungsprozesses. Innerhalb der App können Sie die Genehmiger, deren Genehmigungsreihenfolge und die Startbedingungen für jeden Genehmigungsschritt festlegen. Eine Kopie-Funktion bezüglich bestehender Workflows mit anschließender Anpassung, ermöglicht die effiziente Erstellung von weiteren Workflows.

Für systemübergreifende Ausschreibungsprozesse stellt SAP folgende Lösung bereit. Es gibt einen sogenannten OData-Service für ein Ausschreibungs-API (Application Programming Interface). Damit können Sie Ausschreibungen in SAP S/4HANA durch einen API-Abruf aus einem Quellsystem außerhalb von SAP S/4HANA anlegen. Außerdem können Sie die Daten vorhandener Ausschreibungen aus dem S/4 HANA-System lesen. Ebenso gibt es einen OData-Service für ein Lieferantenangebots-API. Damit können Sie Kopf- und Positionsdaten eines Lieferantenangebots auslesen.

Hybride SAP-Landschaften erfordern neue Teststrategien

Prozesse werden zunehmend über mehrere Systeme hinweg abgebildet, weshalb systemübergreifende (End-zu-End) Tests erforderlich sind. Wir bieten eine Lösung, die unabhängig von Ihrer Anwendung funktioniert. Zudem wurden bereits viele automatische Testdurchläufe hinsichtlich der SAP-Standardfunktionen umgesetzt. Weitere Automatisierung kann individuell realisiert werden. So können Sie Ihre Z-Entwicklungen über automatische Tests zukünftig abdecken. Ferner lassen sich systemübergreifende Tests implementieren.

Erfahren Sie mehr!

SAP Test Suite

S/4 HANA Procure-2-Pay

Der Beschaffungsprozess beginnt in der Regel mit einer Bestellanforderung. Ist die Bezugsquelle bekannt, kann der Prozess wie folgt ablaufen. Ansonsten wird der später noch erläuterte Ausschreibungsprozess in SAP S/4HANA ggf. inklusive SAP Ariba vorgeschaltet.

Bestellabwicklung

In der Fiori-Gruppe „Bestellanforderungsbearbeitung“ finden Sie Apps bezüglich Bestellanforderungen, Bezugsquellenzuordnung und Bestellumsetzung. Über die Gruppe „Bestellungsbearbeitung“ können Bestellungen alternativ auch direkt angelegt, gepflegt und ausgewertet werde. Der gegebenenfalls erforderliche Genehmigungsprozess wird ebenso über Fiori-Apps in S/4HANA abgewickelt. Über die Benutzerrolle „Einkaufsleiter“ kann in der App „Mein Eingang“ die Bestellung genehmigt und dem Lieferanten zugestellt oder aber abgelehnt, angehalten bzw. intern weitergeleitet werden.

Überwachung der Lieferentenbestätigungen

Es gibt übrigens in S/4HANA Sourcing and Procurement eine Funktion zur Überwachung der Lieferentenbestätigungen. Letztes Jahr (2017) wurde zudem ein visueller Filter eingeführt. Der Status der Bestellbestätigung kann über verschiedene Diagramme veranschaulicht werden:

  • Kreisdiagramm: Darstellung der Anzahl von Bestellpositionen nach Auftragsstatus
  • Liniendiagramm: Darstellung der Anzahl von Bestellpositionen nach Lieferplandatum
  • Balkendiagramm: Darstellung des Bestellwerts nach Lieferant

Lagerabwicklung

Die Gruppe „Lagerabwicklung“ in S/4HANA bietet schließlich eine App für die Wareneingangsbuchung. Zudem finden Sie hier auch Apps um Bestände werksintern bzw. -übergreifend umzulagern, Materialbelege anzuzeigen beziehungsweise zu drucken und Warenbewegungen zu buchen. Der grundsätzliche Beschaffungsprozess hat sich also dahingehend geändert, dass alternativ mit in Fiori-Gruppen organisierten Apps gearbeitet werden kann. Damit erreicht SAP einerseits Benutzerfreundlichkeit (SAP´s User Experience) und eine Geräteunabhängigkeit (responsive). Wesentliche Änderungen ergeben sich innerhalb der Kreditorenrechnung.

Kreditorenrechnung

Die Rechnungserfassung ist seitens des Einkaufs die letzte Aktivität. Die Kreditorenrechnungen, Zahlungsinformationen und so weiter finden Sie in der Gruppe „Kreditorenkonten“. In S/4HANA Finance werden dank des umfassenden Universal Journals deutlich weitergehende Analysemöglichkeiten angeboten. In der Finanzwirtschaft laufen gelegentlich unvollständige oder sogar fehlerhafte Buchungen auf. Für FI-Belege wurden im zugrundeliegendem Universal Journal beziehungsweise der Tabelle ACDOCA alle relevanten Informationen zusammengeführt. Wie der Autor aus eigener Erfahrung weiß, war die Fehleranalyse im SAP ERP teilweise sehr umständlich. Fehlende Berechtigungen erforderten eine abteilungsübergreifende Zusammenarbeit. Im Universal Journal findet der Anwender alle nötigen Informationen und kann daher deutlich schneller Korrekturen durchführen. Änderungen können dabei zunächst simuliert werden.

Anzahlungen

Teilweise werden seitens Logistik Anzahlungen veranlasst beziehungsweise in der Regel zumindest Anzahlungsanforderungen gebucht. Übermittelt der Lieferant eine Anzahlungsanforderung und wird diese seitens Rechnungswesen in S/4HANA gebucht, so muss diese und die Faktura in Einklang gebracht werden. Hilfreiche Apps wurden dazu in der Fiori-Gruppe „Zahlungen“ zusammengetragen.

SAP S/4HANA Procure-to-Pay 

Das S/4HANA Datenmodell anhand des Beispiels Bestandsführung einfach erklärt!

Mit S/4HANA wurde ein neues, vereinfachtes Datenmodell eingeführt. In ECC gab es z.B. für die Bestandsführung noch 26 Aggregationstabellen, 2 Stammdatentabellen und 2 Bewegungsdatentabellen. Diese 30 Tabellen werden zukünftig in S/4HANA auf 2 Stammdatentabellen (MARC und MARD) sowie eine neue, umfangreiche Bewegungsdatentabelle (MATDOC) reduziert. Die vielen Aggregationstabellen wurden durch Views ersetzt, sodass insbesondere vorhandene Z/Y-Programme darauf zugreifen können.

Technischer Hintergrund

Daten werde nun auch spaltenorientiert verwaltet und die Datenbank läuft direkt im schnellem Arbeitsspeicher (In-Memory-Technologie).

  • Tatsächlich wird ein Hybrid aus der spaltenorientierten Arbeitsweise sowie der zeilenorientierten Datenbanktechnologie eingesetzt. Aufgrund der spaltenorientierten Speicherung wurde eine erhebliche Vermeidung von Redundanz ermöglicht; mehrfach vorhandene Daten werden zusammengefasst.
  • Aufgrund der neuen Datenverwaltung und Performance, müssen Daten nicht mehr in Aggregationstabellen verdichtet werden. Der neue Ansatz ist eine große Tabelle statt vieler kleiner Tabellen mit Redundanz.
  • Größe und Preis des Arbeitsspeichers ermöglichen heutzutage, dass die gesamte Datenbank im Arbeitsspeicher laufen kann. Da alle Daten bereits im Arbeitsspeicher gehalten werden, ist nicht nur eine sehr performante Analyse von großen Datenmengen möglich, sondern es können darüber hinaus transaktionale und analytisch Prozeduren im selben System ad-hoc ausgeführt werden.

Die Datenbank konnte bei einigen Kunden teilweise um mehr als das 10-fach reduziert werden. Erfahrungsgemäß hat ein SAP ERP-System oft 600 – 800 GB Speicherbedarf und dieser kann zukünftig z.B. auf 40-70 GB reduziert werden. Ein weiteres Potential zur Speicherbedarfsreduzierung bietet übrigens die Reduzierung/Auslagerung historischer Daten.

Mehr zum Thema

Weitere Informationen, Videos und ein S/4HANA Demosystem zur neuen Datenbank, dem Datenmodell und den daraus resultierenden Möglichkeiten in S/4HANA, finden Sie auf dieser Webpage.