S/4 HANA Ausschreibungsprozess

Wurde von einem Mitarbeiter ein Bedarf über eine Bestellanforderung an den Einkauf kommuniziert und dieser findet keine passende Bezugsquelle bzw. möchte vor der Bestellung verschiedene Angebote einholen, kann der neue Ausschreibungsprozess vorgeschaltet werden.

Ausschreibungsprozess in SAP ERP

Bisher wurden in ERP, ggf. mit Bezug zur Bestellanforderung, Anfragen angelegt und möglichen Lieferanten zugestellt. Die eingegangenen Angebote wurden erfasst, im Preisspiegel verglichen und es konnten Zuschläge erteilt sowie via Flagsetzung den anderen Lieferanten automatische Absageschreiben zugestellt werden. Für den bzw. die Lieferanten mit erteiltem Zuschlag erzeugte der Einkäufer Bestellungen. Die dafür nötige Nachrichtenfindung, Formularentwicklung und falls gewünscht auch Lieferantenbewertung, musste zuvor implementiert werden.

Ausschreibungsprozess in SAP S/4HANA

S/4HANA

Ein möglicher Ablauf im neuen Systemverbund aus S/4 HANA und Ariba kann folgendermaßen aussehen.

Anfragen

Der Einkäufer legt in S/4 HANA eine Anfrage an, die über cXML-Nachrichten (commerce eXtensible Markup Language) und das Ariba Network an Ariba Sourcing weitergeleitet wird.

Gebotsrunden

Im Ariba Sourcing übernimmt der Beschaffungsmanager die weitere Verarbeitung. Er generiert dazu eine Beschaffungsanforderung, die wiederum Basis für ein Beschaffungsprojekt ist. In diesem Projekt können ein oder mehrere Lieferanten, in ein oder mehreren Gebotsrunden ihre Angebote abgeben, bis einer oder mehrere Lieferanten den Zuschlag erhalten. Alle anderen Lieferanten bekommen ein Absageschreiben über das Ariba Network.

Angebotszuschläge

Die Angebote mit dem erteilten Zuschlag werden via cXML-Nachrichten zurück an das S/4 HANA-System gesendet. Hier können Sie automatisch in Bestellungen umgesetzt werden.

In S/4 HANA gibt es dazu folgende Apps

  • Ausschreibungen verwalten: Einerseits zum Anlegen, Ändern und Löschen von Ausschreibungen und andererseits um Detailinformationen einsehen zu können; wie z.B. Rechtsvorgänge und Angebotszuschläge. Das Anlegen kann auch als Kopie einer vorhandenen Ausschreibung (mit ggf. nötigen Anpassungen) erfolgen. Sie können den Preis im Infosatz via Ausschreibungsposition aktualisieren. Und „Lean Services“ bietet eine Auswahl auf Positionsebene zwischen Material und Dienstleistung.
  • Lieferantenangebote verwalten: Bietet einen Überblick über alle Angebote zu allen Ausschreibungen, die einen Zuschlag erhalten haben. Angebote im Status „Eingereicht“ können Sie ferner stornieren und im Status „In Vorbereitung“ löschen.
  • Lieferantenangebote vergleichen: Bietet die Möglichkeit den Zielwert der Ausschreibung mit dem niedrigsten vom Lieferanten empfangenen Preis zu vergleichen. Außerdem kann eine Liste aller empfangenen Angebote für eine bestimmte Ausschreibung angezeigt werden. Zudem können Sie Informationen über die Ausschreibung einholen, Lieferantenangebote vergleichen und schließlich den Angebotszuschlag erteilen

Vorteile des Systemverbunds aus S/4HANA und SAP Ariba

Die Ausschreibung erfolgt außerhalb von S/4 HANA in Ariba, was gleich mehrere Vorteile mit sich bringt. In Ariba sind sehr viele Lieferanten angemeldet, die Infrastruktur ist bereits vorhanden und die Kommunikation kann über diese erfolgen. Außerdem können Bestellungen aus Angeboten mit erteiltem Zuschlag automatisch erzeugt werden. Dies reduziert den operativen Aufwand innerhalb der Einkaufsabteilung und beschleunigt den Prozess.

Im Ausschreibungsprozess können Sie Anlagen nun nicht nur auf Kopf- sondern auch auf Positionsebene pflegen. Dies ist immer dann sinnvoll, wenn bei Ihnen Ariba im Einsatz ist. Auf dem Ausdruck bzw. via E-Mail werden die Anlagen nämlich nicht berücksichtigt/ausgedruckt. Bisher können jedoch keine Anlagen den Angeboten hinzugefügt werden.

Mit der App „Workflows für Lieferantenangebote verwalten“ können Sie den Genehmigungsprozess optimieren. Der flexible Workflow ermöglicht die Optimierung eines mehrstufigen Genehmigungsprozesses. Innerhalb der App können Sie die Genehmiger, deren Genehmigungsreihenfolge und die Startbedingungen für jeden Genehmigungsschritt festlegen. Eine Kopie-Funktion bezüglich bestehender Workflows mit anschließender Anpassung, ermöglicht die effiziente Erstellung von weiteren Workflows.

Für systemübergreifende Ausschreibungsprozesse stellt SAP folgende Lösung bereit. Es gibt einen sogenannten OData-Service für ein Ausschreibungs-API (Application Programming Interface). Damit können Sie Ausschreibungen in SAP S/4HANA durch einen API-Abruf aus einem Quellsystem außerhalb von SAP S/4HANA anlegen. Außerdem können Sie die Daten vorhandener Ausschreibungen aus dem S/4 HANA-System lesen. Ebenso gibt es einen OData-Service für ein Lieferantenangebots-API. Damit können Sie Kopf- und Positionsdaten eines Lieferantenangebots auslesen.

Hybride SAP-Landschaften erfordern neue Teststrategien

Prozesse werden zunehmend über mehrere Systeme hinweg abgebildet, weshalb systemübergreifende (End-zu-End) Tests erforderlich sind. Wir bieten eine Lösung, die unabhängig von Ihrer Anwendung funktioniert. Zudem wurden bereits viele automatische Testdurchläufe hinsichtlich der SAP-Standardfunktionen umgesetzt. Weitere Automatisierung kann individuell realisiert werden. So können Sie Ihre Z-Entwicklungen über automatische Tests zukünftig abdecken. Ferner lassen sich systemübergreifende Tests implementieren.

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SAP Test Suite

S/4 HANA Procure-2-Pay

Der Beschaffungsprozess beginnt in der Regel mit einer Bestellanforderung. Ist die Bezugsquelle bekannt, kann der Prozess wie folgt ablaufen. Ansonsten wird der später noch erläuterte Ausschreibungsprozess in SAP S/4HANA ggf. inklusive SAP Ariba vorgeschaltet.

Bestellabwicklung

In der Fiori-Gruppe „Bestellanforderungsbearbeitung“ finden Sie Apps bezüglich Bestellanforderungen, Bezugsquellenzuordnung und Bestellumsetzung. Über die Gruppe „Bestellungsbearbeitung“ können Bestellungen alternativ auch direkt angelegt, gepflegt und ausgewertet werde. Der gegebenenfalls erforderliche Genehmigungsprozess wird ebenso über Fiori-Apps in S/4HANA abgewickelt. Über die Benutzerrolle „Einkaufsleiter“ kann in der App „Mein Eingang“ die Bestellung genehmigt und dem Lieferanten zugestellt oder aber abgelehnt, angehalten bzw. intern weitergeleitet werden.

Überwachung der Lieferentenbestätigungen

Es gibt übrigens in S/4HANA Sourcing and Procurement eine Funktion zur Überwachung der Lieferentenbestätigungen. Letztes Jahr (2017) wurde zudem ein visueller Filter eingeführt. Der Status der Bestellbestätigung kann über verschiedene Diagramme veranschaulicht werden:

  • Kreisdiagramm: Darstellung der Anzahl von Bestellpositionen nach Auftragsstatus
  • Liniendiagramm: Darstellung der Anzahl von Bestellpositionen nach Lieferplandatum
  • Balkendiagramm: Darstellung des Bestellwerts nach Lieferant

Lagerabwicklung

Die Gruppe „Lagerabwicklung“ in S/4HANA bietet schließlich eine App für die Wareneingangsbuchung. Zudem finden Sie hier auch Apps um Bestände werksintern bzw. -übergreifend umzulagern, Materialbelege anzuzeigen beziehungsweise zu drucken und Warenbewegungen zu buchen. Der grundsätzliche Beschaffungsprozess hat sich also dahingehend geändert, dass alternativ mit in Fiori-Gruppen organisierten Apps gearbeitet werden kann. Damit erreicht SAP einerseits Benutzerfreundlichkeit (SAP´s User Experience) und eine Geräteunabhängigkeit (responsive). Wesentliche Änderungen ergeben sich innerhalb der Kreditorenrechnung.

Kreditorenrechnung

Die Rechnungserfassung ist seitens des Einkaufs die letzte Aktivität. Die Kreditorenrechnungen, Zahlungsinformationen und so weiter finden Sie in der Gruppe „Kreditorenkonten“. In S/4HANA Finance werden dank des umfassenden Universal Journals deutlich weitergehende Analysemöglichkeiten angeboten. In der Finanzwirtschaft laufen gelegentlich unvollständige oder sogar fehlerhafte Buchungen auf. Für FI-Belege wurden im zugrundeliegendem Universal Journal beziehungsweise der Tabelle ACDOCA alle relevanten Informationen zusammengeführt. Wie der Autor aus eigener Erfahrung weiß, war die Fehleranalyse im SAP ERP teilweise sehr umständlich. Fehlende Berechtigungen erforderten eine abteilungsübergreifende Zusammenarbeit. Im Universal Journal findet der Anwender alle nötigen Informationen und kann daher deutlich schneller Korrekturen durchführen. Änderungen können dabei zunächst simuliert werden.

Anzahlungen

Teilweise werden seitens Logistik Anzahlungen veranlasst beziehungsweise in der Regel zumindest Anzahlungsanforderungen gebucht. Übermittelt der Lieferant eine Anzahlungsanforderung und wird diese seitens Rechnungswesen in S/4HANA gebucht, so muss diese und die Faktura in Einklang gebracht werden. Hilfreiche Apps wurden dazu in der Fiori-Gruppe „Zahlungen“ zusammengetragen.

SAP S/4HANA Procure-to-Pay 

Das S/4HANA Datenmodell anhand des Beispiels Bestandsführung einfach erklärt!

Mit S/4HANA wurde ein neues, vereinfachtes Datenmodell eingeführt. In ECC gab es z.B. für die Bestandsführung noch 26 Aggregationstabellen, 2 Stammdatentabellen und 2 Bewegungsdatentabellen. Diese 30 Tabellen werden zukünftig in S/4HANA auf 2 Stammdatentabellen (MARC und MARD) sowie eine neue, umfangreiche Bewegungsdatentabelle (MATDOC) reduziert. Die vielen Aggregationstabellen wurden durch Views ersetzt, sodass insbesondere vorhandene Z/Y-Programme darauf zugreifen können.

Technischer Hintergrund

Daten werde nun auch spaltenorientiert verwaltet und die Datenbank läuft direkt im schnellem Arbeitsspeicher (In-Memory-Technologie).

  • Tatsächlich wird ein Hybrid aus der spaltenorientierten Arbeitsweise sowie der zeilenorientierten Datenbanktechnologie eingesetzt. Aufgrund der spaltenorientierten Speicherung wurde eine erhebliche Vermeidung von Redundanz ermöglicht; mehrfach vorhandene Daten werden zusammengefasst.
  • Aufgrund der neuen Datenverwaltung und Performance, müssen Daten nicht mehr in Aggregationstabellen verdichtet werden. Der neue Ansatz ist eine große Tabelle statt vieler kleiner Tabellen mit Redundanz.
  • Größe und Preis des Arbeitsspeichers ermöglichen heutzutage, dass die gesamte Datenbank im Arbeitsspeicher laufen kann. Da alle Daten bereits im Arbeitsspeicher gehalten werden, ist nicht nur eine sehr performante Analyse von großen Datenmengen möglich, sondern es können darüber hinaus transaktionale und analytisch Prozeduren im selben System ad-hoc ausgeführt werden.

Die Datenbank konnte bei einigen Kunden teilweise um mehr als das 10-fach reduziert werden. Erfahrungsgemäß hat ein SAP ERP-System oft 600 – 800 GB Speicherbedarf und dieser kann zukünftig z.B. auf 40-70 GB reduziert werden. Ein weiteres Potential zur Speicherbedarfsreduzierung bietet übrigens die Reduzierung/Auslagerung historischer Daten.

Mehr zum Thema

Weitere Informationen, Videos und ein S/4HANA Demosystem zur neuen Datenbank, dem Datenmodell und den daraus resultierenden Möglichkeiten in S/4HANA, finden Sie auf dieser Webpage.

S/4HANA Module- und Industrielösungen

Dieses Schaubild soll einen schnellen Überblick über die aktuell verfügbaren Branchenlösungen (SAP Industrie Solutions) und Module bieten. Auf diversen Whitepapern wurden bereits viele Grundlagen vermittelt. So sind insbesondere die Whitepapers zur HANA-Dantenbank und der S/4HANA Überblick empfehlenswert. Außerdem bekommen Sie hier direkten Zugriff auf ein S/4HANA Demosystem.

Module und Branchenlösungen

S/4HANA Stammdaten

Für den Einkauf ergeben sich einige Neuerungen innerhalb der SAP S/4HANA Stammdaten. Die vielen Fiori-Apps bieten allerdings einen hohen Wiedererkennungswert und an die wenigen Umstrukturierungen gewöhnt man sich schnell.

S/4HANA Geschäftspartner

Die separaten Kreditoren- und Debitorenstämme wurden von SAP als Geschäftspartnerstammsätze zusammengeführt (SAP´s Principle-of-One). Beim Aufruf der obsoleten Pflegetransaktionen (FK0x, FD0x, XD0x, VD0x, XK0x und MK0x) wird der Anwender auf die Transaktion BP umgeleitet. Die Zusammenführung aller Informationen in Geschäftspartnern vermeidet nicht nur redundante Pflegeaktivitäten, sondern erleichtert auch die Zuordnung; z.B. eines erstellten Belegs in der Buchhaltung.

Über die aus ERP bekannten Partnerrollen können die verschiedenen Geschäftszwecke abgebildet werden. Es werden immer mindestens zwei Rollen erzeugt. Einerseits automatisch die Rolle „Geschäftspartner (allg.)“ und andererseits eine manuell gewählte Rolle, wie z.B. der „Lieferant“. Abhängig von der gewählten Rolle sind unterschiedliche Reiter und Felder zu pflegen. So wird bei der Partnerrolle „Lieferant“ der Reiter Beschaffungsmonitoring angezeigt; beim „Lieferant (Finanzbuchhaltung)“ hingegen nicht. Hier können übrigens die Materialverfügbarkeit und Informationen zum Transportweg eingesehen werden.

Neu ist eine zeitabhängige Adresssteuerung, wodurch Adressänderungen transparenter sind. Der umständliche Weg über Änderungsbelege ist daher nicht mehr erforderlich.

S/4HANA Materialstamm

Für den Materialstamm kann nun optional eine 40-stellige Materialnummer aktiviert werden. Dies sollte wohlüberlegt erfolgen, da eine Deaktivierung später schwierig ist und Auswirkungen auf Schnittstellen oder Erweiterungen daher vorab analysiert werden sollten. Als zweite wesentliche Änderung kann der WebGUI-Datei -Browser genannt werden. Statt im nativen Dateisystem, werden nun die Methoden Download, Upload, Ausführen usw. im eignen Dateisystem des Browsers ausgeführt.

Stammdatenmassenänderungen

Über die App „Massenänderungen an Einkaufsinfosätzen“, können Sie die Felder mehrerer Einkaufsinfosätze auf einmal ändern. Änderungsprotokolle bieten zudem eine Kontrollmöglichkeit. Die App „Massenänderungen an Lieferplänen“ ermöglicht es Felder mehrere Lieferpläne auf einmal zu ändern. Auch hier gibt es Änderungsprotokolle.

S/4HANA Information Lifecycle Management (ILM)

Insbesondere innerhalb der Stammdaten werden ggf. auch personenbezogene Daten hinterlegt. Um der neuen Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) gerecht zu werden, bietet SAP via „Information Lifecycle Management“ daher eine Lösung für das Sperren beziehungsweise Löschen von personenbezogenen Daten.

 

 

 

SAP S/4HANA RETAIL Stammdaten

Nachdem bereits ein Überblick über IS RETEIL im ERP-System geboten wurde und die S/4HANA Einkaufsstammdaten im Allgemeinen erläutert wurden, soll hier ein Überblick über die Neuerungen im S/4HANA RETAIL System geboten werden. In einem Whitepaper wurde bereits auf viele generelle Änderungen im S/4HANA Logistikumfeld eingegangen sowie auch im Speziellen auf die SAP HANA Datenbank. Beide Whitepapers bieten Ihnen einen schnellen Überblick.

Mit der Branchenlösung SAP S/4HANA „Retail for Merchandising Management“ für den Groß- und Einzelhandel gehen einige wesentliche Änderungen einher. Es gibt keinen herkömmlichen Retail Switch, d.h. das Industriesystem und SAP-Retail-System wurden besser zusammengeführt. Unter ERP konnte nach einem Retail-Switch keine weitere Branchenlösung aktiviert werden, die Aktivierung konnte nicht rückgängig gemacht werden, es war eine eigene Lizenz erforderlich und es kamen Funktionen hinzu (Aufteiler, Artikelstammdaten, Betriebsstammdaten, Point of Sale usw.), aber es vielen eben auch Funktionen weg (Material Ledger, Dispositionsbereiche usw.). Mit S/4HANA können Sie die Retail-Funktionen aktivieren, ohne das Funktionen verloren gehen. Auch eine weitere Branchenlösung (SAP Industrie Solution) kann aktiviert werden.

S/4HANA Retail Organisationsstrukturen

Die Organisationsstrukturen für die Bestandsführung (Mandant, Betrieb und Lagerort) sowie im Verkauf (Mandant, Verkaufsorganisation, Vertriebslinie und Sparte), haben SAP S/4HANA Retail Storesich in S/4HANA RETAIL nicht wesentlich geändert. Insofern Sie die Bestandsführung um eine detaillierte und umfangreichere Lagerverwaltungslösung ergänzt haben bzw. dies planen, ergeben sich hier wesentliche Änderungen. Extended Warehouse Management (EWM) wird das Warehouse Management (WM) ablösen und ist nun nicht mehr nur Teil des SAP SCM-Systems, sondern in S/4HANA integriert. Vertriebslinien bilden sich aus der Kombination Verkaufsorganisation und Vertriebsweg; die Sparte wird in Retail nicht genutzt.

S/4 HANA Geschäftspartner statt Lieferanten- und Kundenstämme

Die separaten Kreditoren- und Debitorenstämme wurden von SAP als Geschäftspartnerstammsätze zusammengeführt (SAP´s Principle-of-One). Beim Aufruf der obsoleten Pflegetransaktionen (FK0x, FD0x, XD0x, VD0x, XK0x und MK0x) wird der Anwender auf die Transaktion BP umgeleitet. Die Zusammenführung aller Informationen in Geschäftspartnern vermeidet nicht nur redundante SAP S/4HANA Lieferanten Pflegeaktivitäten, sondern erleichtert auch die Zuordnung. So z.B. eines erstellten Belegs in der Buchhaltung; mit Hilfe der zentralen Geschäftspartnernummern können diese unkompliziert zugeordnet werden. Über die aus ERP bekannten Partnerrollen können die verschiedenen Geschäftszwecke abgebildet werden. Es werden immer mindestens zwei Rollen erzeugt. Einerseits automatisch die Rolle „Geschäftspartner (allg.)“ und andererseits eine manuell gewählte Rolle, wie z.B. „Lieferant“. Abhängig von der gewählten Rolle sind unterschiedliche Reiter und Felder zu pflegen. So wird bei der Partnerrolle „Lieferant“ der Reiter Beschaffungsmonitoring angezeigt; beim „Lieferant (Finanzbuchhaltung)“ hingegen nicht. Hier können übrigens die Materialverfügbarkeit und Informationen zum Transportweg eingesehen werden. Neu ist eine zeitabhängige Adresssteuerung, wodurch Adressänderungen transparenter sind. Der umständliche Weg über Änderungsbelege ist daher nicht mehr erforderlich.

In SAP Retail gibt es zwei wesentliche Arten von Geschäftspartnerrollen: Kunden und Lieferanten. Das Besondere in SAP IS Retail ist, dass diese mit den Betrieben verbunden sind.

Kundenstammdaten

  • Anonyme Endverbraucher ohne Stammsatz
  • Interne Kunden (eigene Betriebe)
  • Externe Kunden mit Stammsatz
  • Betriebe

Lieferantenstammdaten

  • Interne Lieferanten, wie z.B. Verteilzentren
  • Externe Lieferanten mit Stammsatz

S/4HANA RETAIL Betriebsstammdaten

Der Betrieb ist eine bestandsführende und selbst disponierende Organisationseinheit, die mit dem Geschäftspartnerstammsätzen verbunden ist. Betriebe haben entweder die Aufgabe Waren bereitzustellen (Verteilzentren, Großhandelslager oder Zentrallager) oder zum Verkauf zu präsentieren (Filialen oder Märkte). Bei der Betriebsanlage via WB01 wird dies über das Werksprofil definiert; sowie die Nummernvergabe und welche Angaben im Stammsatz gepflegt werden müssen. Der Filiale bzw. dem Markt ist, im Gegensatz zu den Verteilzentren, als Geschäftspartner nur ein Debitor zugeordnet. Denn hier müssen nur Verkaufsfunktionen (z.B. Lieferungen, Fakturen usw.) verwendet werden. Die Verteilzentren bekommen darüber hinaus zusätzlich Geschäftspartner mit der Rolle Lieferant zugeordnet, damit diese auch Filialen beliefern können.

S/4Hana RETAIL Artikelstammdaten

Langfristig sollen Artikel- und Materialstammsätze zum Produkt harmonisiert werden. Derzeit erfolgt die Anlage, Pflege und Anzeige aber noch getrennt über die SAP S/4HANA RETAIL Artikelstamm bekannten Transaktionen (MM41, MM42 und MM43 bzw. beim Material MM01, MM02 und MM03) oder via Fiori-Apps. Über Artikelarten können Artikel gruppiert werden; z.B. nach Elektronik, Frischeprodukte, Handelsware usw. Die Gruppierung ist ebenso über Warengruppen möglich, hier könne sogar Warengruppenhierarchien angelegt werden. Vorlageartikel können zudem zur Erleichterung der Artikelstammanlage genutzt werden. Diese schlagen dann bereits viele Werte vor und nur einige individuelle Daten müssen gepflegt werden (EANs, Preise usw.).

Über den Artikeltyp wird der Artikel näher beschrieben:

Einzelartikel: So z.B. ein Notebook, das an den Kunden verkauft wird.

Sammelartikel: Zusammenfassung mehrerer Artikel, die sich nur hinsichtlich bestimmter Merkmale unterscheiden. So z.B. T-Shirts in verschiedenen Farben oder Größen. Die Unterscheidung erfolgt über Varianten (Konfigurationsklassen und -arten), um den Artikelstammpflegeaufwand zu minimieren.

Strukturierte Artikel bestehen aus mehreren Artikeln und können weiter untergliedert werden in:

  • Displays: Mehrere Einzelartikel/Sammelartikelvarianten mit eigener Artikelnummer, ein gemeinsamer Einkaufspreis, die Zerlegung für den Verkauf ist möglich und diese sind oft Teil von Aktionen. Und Displays werden oft über den zentralen Einkauft zugeteilt. Die Bestandsführung in der Filiale erfolgt oft auf Komponentenebene, während sie im Verteilzentrum auf Displayebenen geführt wird. Beispielweise ein Aufsteller (Verpackung) mit 50 Überraschungseiern (Vollgut).
  • Verkaufssets: Der Einkauf erfolgt als Set und der Verkauf als Set oder Einzelartikel; z.B. ein Wohnzimmerschrank aus den Komponenten Vitrine, Highboard und Fernsehschrank.
  • Lots: Feste Mengeneinteilungen der Varianten oder mehrere Sammelartikel; z.B. 3 blaue, 4 gelbe und 4 grüne Paar Schuhe.

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