SAP Preiskonditionenpflege leicht gemacht

  • Thema: Die Preiskonditionenpflege ist aufwendig und kann fehlerbehaftet sein. Winshuttle zeigt Ihnen Ansätze den Prozess zu verbessern. Die Fachabteilungen können damit selbständig Änderungen an den Preiskonditionen vornehmen und diese zudem massenhaft automatisiert m.H.v. Excel in SAP ändern. Darüber hinaus wird Ihnen gezeigt wie Staffelpreise gepflegt und geändert werden können.
  • Datum:     14.03.2019
  • Zeit:           14:00 – 15:00 (CET)
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SAP Einkaufs- bzw. Logistikinformationssystem

Die Auswertungsmöglichkeiten sind vielfach bzgl. der Materialeinkaufsprozesse (MM-PUR) und Dienstleistungsbeschaffung (MM-SRV) analog. An dieser Stelle kann keine detaillierte Erläuterung der gesamten Auswertungsmöglichkeiten des Logistikinformationssystems geboten werden. Anhand der Dienstleistungsbeschaffung, sollen die Möglichkeiten verdeutlicht werden. Einerseits sind viele Auswertungen vergleichbar mit der Materialberschaffung, aber andererseits gibt es auch einige Besonderheiten. So können z.B. Abnahmen und Leistungserfassungsblätter ausgewertet werden bzw. es ist eine detailliertere Betrachtung respektive Selektion auf Dienstleistungsebene möglich.

Bestellentwicklung

Lieferantenüberwachung z.B. inwiefern bereits Leistungen erfasst wurden und ob es Abweichungen hinsichtlich der Termineinhaltung, Leistungserfassung oder Rechnungen gab.

Reporting zu Leistungen 

Ermöglicht einen Überblick, welche Bestellungen es zu einem Lieferanten gibt, ob der Lieferant komplett beziehungsweise teilweise und rechtzeitig geliefert hat, ob die Rechnungen richtig waren, es ungeplante Dienstleistungen gab und so weiter.

Ausgabe einer Liste von Leistungsstämmen

Über verschiedene Selektionsmöglichkeiten, wie z.B. Waren- oder Berechtigungsgruppen, kann die Ausgabeliste angepasst werden. Der Anwender gewinnt zum Beispiel einen Überblick über den Pflegestatus der Dienstleistungsstammdaten.

Reporting zum Musterleistungsverzeichnis 

Liefert je nach Selektion alle verfügbaren Musterleistungsverzeichnisse und bietet einen ersten Überblick über deren Pflegestatus.

Reporting zu Leistungsblättern 

Für ein Monitoring über den Abnahme- und Sperrstatus der Leistungsblätter. Eine Massenpflegetransaktion bietet überdies die Möglichkeit, diesen Status zu ändern. Hier können die dem Mitarbeiter zugehörigen Leistungsblätter gemeinsam gepflegt werden.

Dienstleistungskontraktauswertungen 

Auswertungen hinsichtlich existierender Kontrakte, um z.B. zu erfahren inwiefern diese bereits ausgeschöpft wurden und welchen Status die einzelnen Beschaffungsvorgänge haben. Man erkennt direkt, ob häufig ungeplante Dienstleistungen erfasst wurden usw.

Das Einkaufsinformationssystem bietet auch noch weitere Reports zu Einkaufsbelegen, Warengruppen etc. die hier aber nicht alle erläutert werden sollen. Einen detaillierten Überblick zur Dienstleistungsbeschaffung bekommen Sie im Whitepaper von Herrn Götte und zusätzlich können Sie das von Herrn Götte geschriebene Buch (201 Seiten) direkt hier erwerben.

Wir unterstützen Sie gerne! 

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10 Tipps für SAP Profis

  1. Nutzungsanalyse z.B. zur Transaktion oder zu einem Zeitraum: Über die SE03N können verschiedene Analysen ausgeführt werden, sodass Sie z.B. ermitteln können welche Transaktionen regelmäßig genutzt werden. Es kann z.B. bei einer geplanten S/4HANA-Migration ein erster Überblick gewonnen werden, wie viele Eigenentwicklungen noch aktiv genutzt werden.
  2. Shortcuts und SAP-Kurzbefehle: Neuer Modus (/o), Transaktion ersetzen (/n), mehrere Zeilen markieren (Strg + Y), Debugger öffnen (/h), Modus schließen (/i) Transaktion inkl. Historie- z.B. dem letzten Kundenauftrat- starten (z.B. /*VA03) und Modi beenden ohne Rückfrage (/nex). Über F4 und F2 kann in Datumsfeldern direkt das aktuelle Tagesdatum eingegeben werden.
  3. Ping aus SAP senden: Über die Transaktion SM49 können Kommandos ausgeführt werden; so z.B. ein PING. Als zusätzlichen Parameter übergibt man: -c 1 <IP-Adresse/Hostname> Auch die OS01 leistet hier gute Dienste.
  4. Änderungsbelege auswerten: Mit dem Report RSSCD100 kann man Änderungsbelege, z.B. aus dem Einkauf via Objektklasse EKBELEG und dem Verkauf via Objekteklasse VERKKBELEG, auswerten.
  5. Tabellenänderungen aufdecken: Mit dem Report RKSE16N_CD_DISPLAY kann ermittelt werden, ob jemand direkt auf Tabellenebene Änderungen durchgeführt hat.
  6. Tabelle zur Struktur finden: Ermitteln Sie das Datenelement via F1, welches in der Transaktion SE11 eingegeben werden muss. Über den Button Verwendungsnachweis und die Selektion Tabellenfelder, kann die Suche ausgeführt werden.
  7. Schlüssel in Dropdownlisten anzeigen: Um in Dropdownlisten den Schlüssel anzuzeigen, wählt man in der SAP GUI rechts das Icon „Lokales Layout anpassen“ und „Optionen“. Unter Interaktionsdesign/Visualisierung 1 setzt man schließlich den Flag „Schlüssel in Dropdown-Listen anzeigen“.
  8. Transportauftrag suchen: Die Transaktion SE03 öffnen und auf „Objekte in Aufträgen suchen“ klicken. Danach einen Haken beim Eintrag „Tabelle“ setze, z.B. MARC eintragen und die Transaktion ausführen.
  9. Via SAP Popup-Fenster einen Kollegen kontaktieren: Via SM04 ermitteln, ob der Kollege gerade am System angemeldet ist. Mit Hilfe der SU01D kann ggf. der User zum Namen ermittelt werden. SE37 FuBa „TH_POPUP“ ausführen und es folgt dann auf dem Desktop des Kollegen ein Popup mit z.B. dem eingegebenen Text „12 Uhr Treffen beim Mittagesessen?“
  10. Transaktion ohne Berechtigung starten: Über die Tabelle TSTC oder die Transaktion SE93 kann z.B. das Programm zur Transaktion ermittelt werden. Oftmals funktioniert die Programmausführung via SA38 trotzdem.

SAP Fieldglass Dienstleistungsbeschaffung

Mittlerweile bietet SAP diverse Lösungen für die Dienstleistungsbeschaffung. Bereits im ERP-System gab es dazu eine umfangreiche Komponente (MM-SRV). Über die Weiterentwicklung im S/4HANA System werden ebenso zukünftig Artikel verfasst. Neben der Cloud-Lösung SAP Ariba, zu der mittlerweile bereits mehrere Artikel veröffentlicht wurden, gibt es ebenso die Cloud-Lösung SAP Fieldglass, welche den besonderen Anforderungen besser gerecht wird.

SAP ERP Dienstleistungsbeschaffung 

In einem Whitepaper (35-Seiten) wurde die Dienstleistungsbeschaffung inkl. vieler Optimierungs- und Weiterentwicklungsmöglichkeiten bereits allgemein erläutert. Sie könne gerne auch das dazugehörige Buch vom Autor Timo Götte kaufen. Dieses beschreibt die MM-SRV Komponente auf über 200 Seiten umfassend. Eine Auflage des Buchs, die sich dem Thema S/4HANA Service Procurement widmet, wird zudem 2019 entwickelt.

SAP Fieldglass Video

S/4HANA katalogbasierte Beschaffung

Nachdem bereits der S/4HANA Beschaffungsprozess erläutert wurde, soll nun ein Überblick über die katalogbasierte Beschaffung geboten werden. Diese kann den Einkauf entlasten. Da eingebundene Artikel einem bereits verhandelten Rahmenvertrag unterliegen, ist eine zusätzliche Einbindung des Einkaufs maximal hinsichtlich einer nötigen Genehmigung erforderlich. Es gibt unterschiedliche Kataloglösungen, die an dieser Stelle kurz vorgestellt werden sollen.

Unterschiedliche Kataloglösungen

  • Intern gehostete Kataloge (z.B. SAP Procurement Catalog): Diese funktionieren sogar ohne Internetanbindung im eigenem Netzwerk und es besteht eine gute Kontrolle über z.B. die Preise. Mit den Vorteilen der zentralen Pflege geht aber auch ein erhöhter, interner Ressourcenaufwand einher. Einige Rohstoffe unterliegen z.B. starken Preisschwankungen (Öl) oder es gibt einen häufigen Sortimentswechsel. Dann sind extern gehostete Kataloge i.d.R. die bessere Wahl.
  • Externe gehostete Kataloge (Punch-out-Kataloge): Hier ist der Lieferant für die Pflege und Inhalte verantwortlich. Aktuelle Preise und eine Übersicht über verfügbare Artikel können deutlich besser ermöglicht werden. Die Preiskontrolle sowie katalogübergreifende Suchmöglichkeiten sind hier jedoch mögliche Kritikpunkte. Die Suche und Auswahl von Artikeln über mehrere Lieferantenkataloge kann eine Anforderung sein.
  • Extern angebundene Marktplätze: Diese Lösung ermöglicht eine lieferantenübergreifende Beschaffung von Artikeln und Dienstleistungen. Dazu gehören z.B. auch „SAP Ariba“ und „SAP Fieldglass“. Die Vor- und Nachteile von Marktplätzen können aus der obigen Darstellung abgeleitet werden.

Katalogintegration

Die sogenannte OCI-Schnittstelle (Open Catalog Interface) ermöglicht die Integration von Katalogen in den S/4 HANA Beschaffungsprozesse. In der Gruppe „Einkaufskonfiguration“ finde sie dazu die App „Einstellungen für Web Services“.

 

S/4 HANA Ausschreibungsprozess

Wurde von einem Mitarbeiter ein Bedarf über eine Bestellanforderung an den Einkauf kommuniziert und dieser findet keine passende Bezugsquelle bzw. möchte vor der Bestellung verschiedene Angebote einholen, kann der neue Ausschreibungsprozess vorgeschaltet werden.

Ausschreibungsprozess in SAP ERP

Bisher wurden in ERP, ggf. mit Bezug zur Bestellanforderung, Anfragen angelegt und möglichen Lieferanten zugestellt. Die eingegangenen Angebote wurden erfasst, im Preisspiegel verglichen und es konnten Zuschläge erteilt sowie via Flagsetzung den anderen Lieferanten automatische Absageschreiben zugestellt werden. Für den bzw. die Lieferanten mit erteiltem Zuschlag erzeugte der Einkäufer Bestellungen. Die dafür nötige Nachrichtenfindung, Formularentwicklung und falls gewünscht auch Lieferantenbewertung, musste zuvor implementiert werden.

Ausschreibungsprozess in SAP S/4HANA

S/4HANA

Ein möglicher Ablauf im neuen Systemverbund aus S/4 HANA und Ariba kann folgendermaßen aussehen.

Anfragen

Der Einkäufer legt in S/4 HANA eine Anfrage an, die über cXML-Nachrichten (commerce eXtensible Markup Language) und das Ariba Network an Ariba Sourcing weitergeleitet wird.

Gebotsrunden

Im Ariba Sourcing übernimmt der Beschaffungsmanager die weitere Verarbeitung. Er generiert dazu eine Beschaffungsanforderung, die wiederum Basis für ein Beschaffungsprojekt ist. In diesem Projekt können ein oder mehrere Lieferanten, in ein oder mehreren Gebotsrunden ihre Angebote abgeben, bis einer oder mehrere Lieferanten den Zuschlag erhalten. Alle anderen Lieferanten bekommen ein Absageschreiben über das Ariba Network.

Angebotszuschläge

Die Angebote mit dem erteilten Zuschlag werden via cXML-Nachrichten zurück an das S/4 HANA-System gesendet. Hier können Sie automatisch in Bestellungen umgesetzt werden.

In S/4 HANA gibt es dazu folgende Apps

  • Ausschreibungen verwalten: Einerseits zum Anlegen, Ändern und Löschen von Ausschreibungen und andererseits um Detailinformationen einsehen zu können; wie z.B. Rechtsvorgänge und Angebotszuschläge. Das Anlegen kann auch als Kopie einer vorhandenen Ausschreibung (mit ggf. nötigen Anpassungen) erfolgen. Sie können den Preis im Infosatz via Ausschreibungsposition aktualisieren. Und „Lean Services“ bietet eine Auswahl auf Positionsebene zwischen Material und Dienstleistung.
  • Lieferantenangebote verwalten: Bietet einen Überblick über alle Angebote zu allen Ausschreibungen, die einen Zuschlag erhalten haben. Angebote im Status „Eingereicht“ können Sie ferner stornieren und im Status „In Vorbereitung“ löschen.
  • Lieferantenangebote vergleichen: Bietet die Möglichkeit den Zielwert der Ausschreibung mit dem niedrigsten vom Lieferanten empfangenen Preis zu vergleichen. Außerdem kann eine Liste aller empfangenen Angebote für eine bestimmte Ausschreibung angezeigt werden. Zudem können Sie Informationen über die Ausschreibung einholen, Lieferantenangebote vergleichen und schließlich den Angebotszuschlag erteilen

Vorteile des Systemverbunds aus S/4HANA und SAP Ariba

Die Ausschreibung erfolgt außerhalb von S/4 HANA in Ariba, was gleich mehrere Vorteile mit sich bringt. In Ariba sind sehr viele Lieferanten angemeldet, die Infrastruktur ist bereits vorhanden und die Kommunikation kann über diese erfolgen. Außerdem können Bestellungen aus Angeboten mit erteiltem Zuschlag automatisch erzeugt werden. Dies reduziert den operativen Aufwand innerhalb der Einkaufsabteilung und beschleunigt den Prozess.

Im Ausschreibungsprozess können Sie Anlagen nun nicht nur auf Kopf- sondern auch auf Positionsebene pflegen. Dies ist immer dann sinnvoll, wenn bei Ihnen Ariba im Einsatz ist. Auf dem Ausdruck bzw. via E-Mail werden die Anlagen nämlich nicht berücksichtigt/ausgedruckt. Bisher können jedoch keine Anlagen den Angeboten hinzugefügt werden.

Mit der App „Workflows für Lieferantenangebote verwalten“ können Sie den Genehmigungsprozess optimieren. Der flexible Workflow ermöglicht die Optimierung eines mehrstufigen Genehmigungsprozesses. Innerhalb der App können Sie die Genehmiger, deren Genehmigungsreihenfolge und die Startbedingungen für jeden Genehmigungsschritt festlegen. Eine Kopie-Funktion bezüglich bestehender Workflows mit anschließender Anpassung, ermöglicht die effiziente Erstellung von weiteren Workflows.

Für systemübergreifende Ausschreibungsprozesse stellt SAP folgende Lösung bereit. Es gibt einen sogenannten OData-Service für ein Ausschreibungs-API (Application Programming Interface). Damit können Sie Ausschreibungen in SAP S/4HANA durch einen API-Abruf aus einem Quellsystem außerhalb von SAP S/4HANA anlegen. Außerdem können Sie die Daten vorhandener Ausschreibungen aus dem S/4 HANA-System lesen. Ebenso gibt es einen OData-Service für ein Lieferantenangebots-API. Damit können Sie Kopf- und Positionsdaten eines Lieferantenangebots auslesen.

Hybride SAP-Landschaften erfordern neue Teststrategien

Prozesse werden zunehmend über mehrere Systeme hinweg abgebildet, weshalb systemübergreifende (End-zu-End) Tests erforderlich sind. Wir bieten eine Lösung, die unabhängig von Ihrer Anwendung funktioniert. Zudem wurden bereits viele automatische Testdurchläufe hinsichtlich der SAP-Standardfunktionen umgesetzt. Weitere Automatisierung kann individuell realisiert werden. So können Sie Ihre Z-Entwicklungen über automatische Tests zukünftig abdecken. Ferner lassen sich systemübergreifende Tests implementieren.

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SAP Test Suite