SAP S/4HANA Projektdokumentation und Kommunikationskanäle

Eine einheitliche und umfassende Projektdokumentation bietet nicht nur jederzeit einen Überblick über den Projektfortschritt, Projektumfang und Kosten, sondern reduziert Risiken. Durch regelmäßige Kontrolle und Aktualisierung, wird der aktuelle Status abgebildet und alle Beteiligten haben einen visuellen Überblick bzw. können sich diesen bei Bedarf verschaffen. Regelmäßige Meetings für die Aktualisierung/Review bieten den nötigen Rahmen, um deren Weiterentwicklung sicherzustellen. Als Plattformen zur Dokumentenverwaltung/-ablage, haben sich MS SharePoint, Teams, Jira, Jam und der SAP Solution Manager mit Focused Build als gängige Tools am Markt etabliert.

Grober Überblick bzgl. der S/4HANA-Projektdokumentation

• Anforderungs-, Umsetzungs- und Testdokumentation
• Test-, Cutover-, Schulungs-, Workshop- und Projektpläne
• Status- und Testberichte, Entscheidungsvorlagen (Decision Papers)
• Übersicht zu GAPs (WRICEF), Änderungen (CRs), Fehlern, Risiken etc.

Details bzgl. der S/4HANA-Projektdokumentation

Im Folgenden soll anhand von Hyperlinks und Bezugnahme auf den SAP Solution Manager, diese Übersicht weiter detailliert werden. In der Konzeptionsphase werden die aktuellen Prozesse und Anforderungen im Business Blueprint abgebildet. Erste Dokumente können z.B. die folgenden sein:

• User Requirement Specifications (URS),
• Functional Specifications (FRS),
• Prozessdiagramme (BPMN)

SAP Solution Manager Focused Build und Collaboration-Diagrammen

Zusätzlich bietet der SAP Solution Manager über Focused Build und die Spezifikationssprache BPMN (Business Process Model and Notification) eine Möglichkeit Geschäftsprozesse in sogenannten Collaboration-Diagrammen darzustellen. Außerdem können in der Focused Build-App „Lösungsdokumentation“ u. A. die genannten Projektedokumente und Diagramme strukturiert abgelegt werden. Zudem werden zu den GAP-Zusatzanforderungen Grobkonzepte (GKs), Umsetzungs- und Detailspezifikationen erstellt, um die kundenindividuellen Ausprägungen entsprechend zu dokumentieren. Dazu gehören zum Beispiel:

• TSW (technische Spezifikationen WRICEF) bzw. TRS (Technical Req. Spec.)
• FSW (fachliche Spezifikationen WRICEF) bzw. FRS (Functional Req. Spec.)
• DRS (Detailed Requirement Specifications) bzw. URS (User Req. Spec.)
• Lastenhefte (Anforderungen) und Pflichtenhefte (Umsetzung)
• Business Process Design & TSW bzgl. Integration (Templates)
• Business Case Template (SAP Customer)
• Configuration Guide (Beispiel)

All diese Dokumente können in der App „Lösungsdokumentation“ strukturiert abgelegt und eingesehen werden. Zudem werden für das gesamte Business Blueprint zusätzlich Testfälle (Test Scripts) bereitgestellt. Für die Best Practice-Prozesse, bietet der SAP Best Practices Explorer bereits Testskriptvorlagen als Word-Dokumente. In diesen Testskripts finden Sie nötige Vorbedingungen, Standard-Rollen, beispielhafte Stamm- und Organisationsdaten sowie Testschrittbeschreibungen mit Transaktionen und Fiori-Apps. Für die ermittelten GAPs müssen die Eigenentwicklungen für die kundenspezifischen Anforderungen in individuelleren Testskripts Ihre Berücksichtigung finden.

• Test Script Template

Generelle Projektdokumente (SAP Accelerators)

• Project status report for SAP Activate / SAP S/4HANA (Public)
• Quality Gate – SAP S/4HANA Cloud.xlsx (SAP Customer)
• Übersicht über meist erforderliche Dokumente
• QGate Checklist Concept SAP Activate (Public)
• Open Issues List Template.xls (SAP Customer)
• Project Guideline Template (SAP Customer)
• Project Kick-off Template (SAP Customer)
• Project Charter Template (SAP Customer)
• Phase Sign-Off Template (SAP Customer)
• Project Scheduling Guide (SAP Partner)
• Agile Release Planning (SAP Customer)
• Quality Gate Concept (SAP Customer)
• Backlog Template (SAP Customer)
• Project Plan Template.zip (Public)

Cross Streams

• OCM Customer Readiness Whitepaper.pdf (SAP Customer)
• Authorization Concept Template.doc (SAP Customer)
• Help – UI Technology Guide for SAP S/4HANA (Public)
• Weitere Template im Roadmap-Viewer (sap.com)
• IAM – Authorization Concept Guidelines
• OCM Concepts.pptx (SAP Customer)
• CIAS User Guide (SAP Customer)
• Integration and Interface List

Übersicht nach SAP Activate Projektphase

Nutzen Sie gerne auch die Exceldatei, um eine Filter verwenden zu können. 

Prepare	Start/Finish Dates of integration testing
Prepare	Start/Finish Dates of performance testing
Prepare	Cutover date
Prepare	Hypercare timeframe
Prepare	Roll-off schedule for project team members
Prepare	Documentation Templates
Prepare	Roles and Responsibility Matrix
Explore	System Landscape Architecture Diagram
Explore	Business Process Diagrams
Explore	Business Process Design Document
Explore	Authorization Concept
Explore	Development Standards and Naming Conversion
Explore	Change Management Process
Explore	Archiving Strategy
Realize	Functional Specification
Realize	Technical Specification
Realize	Functional Specification
Realize	Technical Specification
Realize	Integration Architecture Diagram
Realize	Interface Register
Realize	Unit Testing
Realize	Integration Testing
Realize	User Acceptance Testing
Realize	Cutover Plan
Realize	Open Issue Lists
Realize	Risk Log
Realize	Data Management
Run	Troubleshooting guides
Run	Project Closure Document

Hub und Buch für SAP S/4HANA Projektleitung

Als Projektleiter oder Projektmanager finden Sie im SAP PM Hub weitere Artikel zur SAP Projektleitung. Zusätzlich gibt es ein Buch zur Projektleitung von Timo Götte zum agilen S/4HANA-Projektmanagement. Dieses wird übrigens zusätzlich als Word-Version ausgeliefert. So können Sie vorhandene Templates, Tools, Demos und weiterführende Literatur via Hyperlink aufrufen und sich detailliert einarbeiten. Lernen Sie die in den S/4HANA-Projekten üblichen Methoden, Tools und SAP Inhalte kennen; Scrum, Activate, Solution Manager Focused Build, SAP Enable Now, Migrationscockpit, die vielen kostenlosen SAP Projektbeschleuniger (Accelerators) und Community-Lösungen. Dank seiner langjährigen Erfahrung weiß Herr Götte genau, was für Sie wichtig ist.