• Business Blueprint
• FIT/GAP-Workshops
• Anforderungsaufnahme
• Planung der Tests und Schulungen
• Datenanalyse und Datenaufbereitung
• Bereitstellung der Projektsystemschiene(n)
• GAP-Validation und T-Shirt Sizing im Backlog
• Definition der Konfiguration, Organisationsstruktur usw.
• Design/Konzepte bzgl. Berechtigungen, Migration, Integration etc.

Prozess- und Anforderungsaufnahme

Ziel der Projektphase „Explore“ ist die Prozess- und Anforderungsaufnahme, der Abgleich mit dem SAP Standard und die Feststellung von GAPs sowie deren Bewertung und Konzeption. In den Fit-Gap-Workshops werden Inhalte präsentiert, um einerseits sicherzustellen, dass die vorgesehenen Prozesse ausreichend sind und andererseits bildet man parallel die Key User aus. Key User oder Subject Mater Experts spielen eine Schlüsselrolle beim Change Management, um Änderungen weiter in den Konzern zu tragen. Diese sind in Ihrer Abteilung später Meinungsführer und Ansprechpartner für die Anwender. Parallel zu den Workshops werden Prototypen entwickelt und Abhängigkeiten zwischen den Teilprojekten koordiniert, um schließlich in nachgelagerten Workshops weitere Inhalte vorstellen zu können. In SAP Activate wird ein kompletter Durchlauf der Workshopserie bevorzugt, bevor alternative Lösungen zu festgestellten GAPs vorgestellt werden. Dies kann generell im Projekt bzw. im individuellen Bedarfsfall festgelegt werden. In der Praxis kommt es vor, dass unkomplizierte Lösungsalternativen zeitnah vorgestellt werden.

Konzeption (Design) und GAP-Validierung

Komplexere Themen werden im Hintergrund weiterbearbeitet. Meist werden dazu im Hintergrund Machbarkeitsstudien, Diskussionen zu Lösungsalternativen, Change Request-Prozesse usw. eingeleitet. Die Fachabteilungen werden dann vorrangig nur in die Entscheidungsprozesse mit einbezogen und sobald mögliche Lösungsalternativen präsentiert werden können. Die Implementierung der Lösungen ist vorrangig in der Realize-Projektphase vorgesehen, aber wie gesagt in der Praxis wird nicht immer eine konsequente Trennung umgesetzt.

Ergebnis der Explore-Phase

Zielsetzung der Explore-Phase ist ein konkreterer und validierter Business Blueprint (MPL-Template), eine Aufwandsschätzung (T-Shirt-Sizing), die WRICEF-Liste (GAPs) und Backlog-Liste mit zu erledigenden Projektaufgaben. Zudem werden die Organisationsstruktur, der Kontenplan, Berechtigungen, Konfiguration (FITs) usw. festgelegt, vorhandene Daten analysiert sowie deren Aufbereitung und Migration abgestimmt. In dieser Phase erfolgt ferner die Konzeption (Design) der Lösungen, Berechtigungen, Datenmigration, Integration (Schnittstellen) usw. Ein GAP erfordert eine kundenindividuelle Entwicklung, die oftmals als RICEFW bzw. WRICEF bezeichnet wird. Die Abkürzung RICEFW steht für die möglichen Lösungsalternativen (Objekte):

• Reports (Berichte),
• Interfaces (Schnittstellen),
• Conversions (Datenformatkonvertierung z.B. CSV zu XML),
• Enhancements (Standardsoftwareerweiterungen bzw. Modifikationen),
• Forms (Formulare, wie das Bestellschreiben) und
• Workflows (Automatisierung von Arbeitsabläufen).

Parallel zu den Workshops erfolgt seitens der BASIS der Aufbau der Projektsystemlandschaft, seitens des Projektmanagements kann bereits ein erster Entwurf der Test- und Schulungspläne erfolgen und seitens der SAP-Experten erfolgt die Konkretisierung der nötigen Systemkonfiguration und Datenaufbereitung. Der Übergang vom Sandbox-System in die Projektsystemlandschaft, inklusive der Übernahme einiger Inhalte aus dem Sandbox-System, ist ebenso Teil dieser Projektphase.

Das Blueprint kann im Solution Manager und dessen Add-on Focused Build abgebildet werden. Die SAP Solution Manager Apps “Anforderungsdokumentation” und “Lösungsdokumentation”, können in diesem Zusammenhang genutzt werden. Dort lassen sich die Ergebnisdokumente (z.B. Anforderungsspezifikationen, Grobkonzepte usw.) erstellen und ablegen.  

Am Ende der Phase sollten alle Projektbeteiligten eine sehr konkrete Vorstellung davon haben, was in der nächsten Projektphase umzusetzen ist und wie es umzusetzen ist (Konzepte).

Hub und Buch zur SAP S/4HANA Projektleitung

Als Projektleiter, SAP Koordinator oder Projektmanager finden Sie im Hub weitere Artikel zur SAP Projektleitung. Zusätzlich gibt es ein SAP Buch von Timo Götte zum agilen SAP-Projektmanagement. Dieses wird übrigens zusätzlich als Word-Version ausgeliefert. So können Sie direkt vorhandene Templates, Software, Demos und weiterführende Literatur via Link aufrufen und sich detailliert einarbeiten. Lernen Sie die in den SAP S/4HANA-Projekten üblichen Methoden, Tools und Inhalte kennen; Scrum, Activate, SAP Solution Manager Focused Build, SAP Enable Now, SAP Migrationscockpit, die vielen kostenlosen SAP Projektbeschleuniger (Accelerators) und Community-Angebote. Dank seiner Erfahrung weiß Timo Götte genau, was für Sie wichtig ist. 

S/4HANA Projektphasen nach SAP Activate