SAP Systemkonsolidierungen im Rahmen von S/4HANA-Projekten

Mit der S/4HANA-Migration oder Neueinführung, kann eine Systemkonsolidierung einhergehen. Das schlanke und schnelle S/4HANA System bietet nicht nur die nötige Performance für eine größere Anzahl von Prozessen und Mitarbeitern, sondern die Konsolidierung ist ohnehin seit vielen Jahren Trendthema. Anlass sind z.B. die Zusammenführung zweier Unternehmen (Fusion), eine Reorganisation der IT-Landschaft (Harmonisierung) oder organisatorische Beweggründe; wie die Globalisierung. Die Zusammenführung parallellaufender SAP-Systeme (Merger), reduziert einerseits die Wartungs- und Betriebskosten. Andererseits lässt sich damit aber auch doppelte Datenpflege, Update-, Konfigurations- und Implementierungstätigkeiten vermeiden. Zudem reduzieren Sie allgemein die Komplexität Ihrer Systemlandschaft und im Speziellen die Anzahl der Schnittstellen. Die Zusammenführung von SAP Systemen, kann aber auch organisatorische Nachteile mit sich bringen. Haben nach der Zusammenführung deutlich mehr Mitarbeiter ein Mitspracherecht, kann dies Innovationen hemmen. Man muss sich ggf. auf einen (kleinsten) gemeinsamen Nenner einigen. Nicht zuletzt deshalb, gibt es auch gegenläufige Trends. Hier werden große SAP Systeme in kleinere untergliedert, damit z.B. Organisationeinheiten schneller und eigenständiger über Änderungen entscheiden können. Entscheidet man sich dennoch für ein gemeinsames System, kann die Konsolidierung auch als eigenständiges Projekt vor einer S/4HANA-Einführung durchgeführt werden.  

Themenbereiche und Zielsetzungen

  • Systemunterschiede müssen ggf. vorab ausgeglichen werden (z.B. unterschiedliche Enhancement Packages, Release-Stände usw.). Beispielsweise läuft das eine System auf dem neuen Hauptbuch und das andere auf dem alten Hauptbuch. Dann kann ggf. ein Update des älteren Systems inkl. der Hauptbuchumstellung sinnvoll sein, um eine unkompliziertere Datenübertragung zu ermöglichen.
  • Customizingabgleich und Prozessharmonisierung/-standardisierung. Nach einer Systemanalyse, müssen gemeinsam mit den Key Usern aus den Geschäftsbereichen Unterschiede angeglichen werden. Die neue Systemkonfiguration muss die Kernanforderungen beider Vorgängersysteme erfüllen. Als Kernanforderungen sind diejenigen Anforderungen gemeint, auf die nicht verzichtet werden kann bzw. sollte. Zielsetzung in den dazu erforderlichen Workshops muss es sein, nahe dem Standard zu bleiben und Individuallösungen kritisch zu hinterfragen.
  • Datenmigration mit Umsetzungsregeln zur Datenharmonisierung und einer Redundanzvermeidung. Die Migration kann via Excel und LSMW oder aber speziellen Softwarelösungen erfolgen. So gibt es z.B. das Transformation Backbone, ETC-Migrationstool und den Consolidator. 
  • Angleich von organisatorischen Abläufen und Namenskonventionen
  • Benutzermigration und Zusammenführung der Rollenkonzepte
  • Schnittstellenmigration mit gleichzeitiger Komplexitätsreduzierung
  • Change Management: Mit einer Systemzusammenlegung gehen viele Änderungen einher. Die Key User werden als Know-how-Träger bestenfalls z.B. im Rahmen von Tests, Workshops und Schulungen frühzeitig abgeholt und eingebunden. 
  • Cutoverplan: Zur Sicherung des Geschäftsbetriebs muss ein detaillierter Cutoverplan für die Produktivsetzung ausgearbeitet werden. Dieser enthält u. A. eine detaillierte Planung der Datenübertragung, ggf. eines Systemupdates, der Umstellung der Schnittstellen, User-Berechtigungen, einen Cutovertest und eine Backupstrategie; falls einmal etwas schiefläuft.  Es wird minutengenau geplant, wer was wann zu machen hat und welche Abstimmungen und Statusmeldungen z.B. via Telefon/WebEx erforderlich sind. Bei sehr komplexen Abläufen kann zudem ein Mock-Cutover sinnvoll sein. Dabei wird eine simulierte Produktivsetzung durchgespielt, um Schwachstellen im Plan zu identifizieren. So kann die Reihenfolge von Tätigkeiten, weitere Tätigkeiten/Statusmeldungen oder die geschätzte Dauer korrigiert werden. 

Lesen Sie gerne auch den Erfahrungsbericht vom Autor Timo Götte.

Fusion zweier Unternehmen via SAP Post-Merger-Integration

Die Zusammenführung zweier Unternehmen geht meist mit einer Verschmelzung der IT-Systeme einher. Wie der Autor Herr Götte aus eigener Erfahrung weiß, gehören solche Transformationsprojekte zu den größten Herausforderungen und zwar nicht nur innerhalb der SAP-Abteilung, sondern für den gesamten Konzern. Einerseits bedeutet es einen Mehraufwand in fast allen Abteilungen während der Umstellungsphase und andererseits wird sich das Unternehmen organisatorisch ändern. Einige Positionen wären zukünftig mehrfach besetzt. Um Synergieeffekte zu erzielen, können Arbeitsplätze wegfallen bzw. Aufgabenfelder müssen angepasst werden. Über den Erfolg solcher Projekte entscheidet somit nicht nur die IT, sondern auch ein professionelles Change Management. Eine offene Kommunikation, ein geschlossenes Auftreten des Managementteams und die dadurch erlangte Bereitschaft der Mitarbeiter Änderungen mitzutragen, ist eine wesentliche Grundlage für den Projekterfolg.

Projektsplit

Die Trennung von Carve-outs und Post-Merger-Integrationen kann sinnvoll sein. So wird für die Carve-outs meist ein fester Zeitrahmen vorgegeben, weshalb die Einhaltung von Deadlines einen hohen Stellenwert bekommen kann. Die Zerlegung von Großprojekten in mehrere Teilprojekte reduziert einerseits die Komplexität und Risiken, ermöglicht andererseits aber auch Spielraum für eine optimale Zusammenführung der Unternehmen (Fusion). Im zweiten Schritt lassen sich die Synergieeffekte einer Fusion ausschöpfen. Bei besonders komplexen Projekten sollten zudem weitere Teilprojekte abgeleitet werden, um diese in Multiprojekten bzw. Projektprogrammen weiter zu untergliedern. Abhängigkeiten der Projekte untereinander gilt es dabei zu berücksichtigen und im Rahmen der Planung aufzugreifen. Insbesondere für Meilensteine, bei denen viele Abhängigkeiten aufeinandertreffen, müssen realistische Puffer eingeplant werden. Wenn gleich mehrere Voraussetzungen aufeinandertreffen, addieren sich deren Wahrscheinlichkeiten hinsichtlich einer Projektverschiebung. Meist bewirken wiederum Projektverschiebungen zusätzliche Aufwände, die durch ein geschicktes Projektmanagement unnötig wären. Das entsprechende Stakeholder-Management kann eine Herausforderung werden.

Migration der SAP Systeme

Während einige IT-Lösungen schlicht ersetzt werden, sind Fusionen gerade hinsichtlich der SAP-Systemlandschaften sehr aufwändig. Im ersten Schritt gilt es die Systeme anzugleichen. So können zwei SAP Systeme unterschiedlich aktuell sein. Möglicherweise sind es dabei nicht nur unterschiedliche Enhancement Packages, sondern Altsysteme wie z.B. SAP R/3, ERP oder CRM müssen zunächst auf S/4HANA, C/4HANA usw. transformiert werden. Dies kann in allen Geschäftsbereichen wesentliche Änderungen seitens der Geschäftsprozesse bedeuten; beispielsweise die Umstellung auf das neue Hauptbuch (new G/L) oder die Einführung einer neuen Lagerverwaltung (Extended Warehouse Management). Auch eine Harmonisierung der Stammdaten, Namenskonventionen, von Arbeitsabläufen bis hin zur Unternehmenskultur tritt nun in den Fokus. Ein guter Know-how-Austausch der neu zusammengeführten Mitarbeiter, kann viele Potentiale freisetzen und wesentlich zum Erfolg des neu gebildeten Konzerns beitragen.

Webniar zur SAP-Systemzusammenlegung

Ein darauf spezialisiertes Unternehmen- mit dem auch Herr Götte als Manager bereits in Carve-Ins/Carve-Outs zusammengearbeitet hatte- stellt sich nächsten Donnerstag in einem einstündigen Webinar vor:

Agenda

  • Erzielung von Synergieeffekten in der IT und den Geschäftsprozessen
  • Ergebnisoptimierung durch frühzeitige und offene Kommunikation
  • Zusammenführung von Anwendungen und Geschäftsdaten

Zeit: 14:00 – 15:00 (CET)
Ort: Online Webinar
Datum: 11.04.2019
Anmeldung: N/A
Preis: Kostenlos

S4-Experts Post-Merger-Integration Carve-outs Carve-Ins Migrationen Fusionen Unternehmenseingliederungen