Systemkonsolidierungen im Rahmen von SAP S/4HANA-Projekten

Mittlerweile gibt es einen aktuelleren Artikel, der den umgekehrten Fall betrachtet (Spin-off im SAP Carve-out Projekt) und aus dessen konzeptioneller Darstellung auch gut abgeleitet werden kann, wie ein Mergerprojekt umzusetzen ist.

Mit der SAP S/4HANA-Migration oder Neueinführung kann eine Systemkonsolidierung einhergehen. Das schlanke und schnelle SAP S/4HANA System bietet nicht nur die nötige Performance für eine größere Anzahl von Prozessen und Mitarbeitern, sondern die Konsolidierung ist ohnehin seit vielen Jahren Trendthema. Anlass sind z. B. die Zusammenführung zweier Unternehmen (Fusion), eine Reorganisation der IT-Landschaft (Harmonisierung) oder organisatorische Beweggründe wie die Globalisierung. Die Zusammenführung parallellaufender SAP-Systeme (Merger) reduziert einerseits die Wartungs- und Betriebskosten. Andererseits lässt sich damit aber auch doppelte Datenpflege, Update-, Konfigurations- und Implementierungstätigkeiten vermeiden. Zudem reduzieren Sie allgemein die Komplexität Ihrer Systemlandschaft und im Speziellen die Anzahl der Schnittstellen. Die Zusammenführung von SAP Systemen kann aber auch organisatorische Nachteile mit sich bringen. Haben nach der Zusammenführung deutlich mehr Mitarbeiter ein Mitspracherecht, kann dies Innovationen hemmen. Man muss sich ggf. auf einen (kleinsten) gemeinsamen Nenner einigen. Nicht zuletzt deshalb, gibt es auch gegenläufige Trends. Hier werden große SAP Systeme in kleinere untergliedert, damit z. B. Organisationseinheiten schneller und eigenständiger über Änderungen entscheiden können. Entscheidet man sich dennoch für ein gemeinsames System, kann die Konsolidierung auch als eigenständiges Projekt vor einer SAP S/4HANA-Einführung durchgeführt werden.  

Themenbereiche und Zielsetzungen

• Systemunterschiede müssen ggf. vorab ausgeglichen werden (z. B. unterschiedliche Enhancement Packages, Release-Stände usw.). Beispielsweise läuft das eine System auf dem neuen Hauptbuch und das andere auf dem alten Hauptbuch. Dann kann ggf. ein Update des älteren Systems inkl. der Hauptbuchumstellung sinnvoll sein, um eine unkompliziertere Datenübertragung zu ermöglichen.
• Customizingabgleich und Prozessharmonisierung/-standardisierung. Nach einer Systemanalyse müssen gemeinsam mit den Key Usern aus den Geschäftsbereichen Unterschiede angeglichen werden. Die neue Systemkonfiguration muss die Kernanforderungen beider Vorgängersysteme erfüllen. Als Kernanforderungen sind diejenigen Anforderungen gemeint, auf die nicht verzichtet werden kann bzw. sollte. Zielsetzung in den dazu erforderlichen Workshops muss es sein, dass nahe am Standard geblieben wird und Individuallösungen kritisch hinterfragt werden.
• Datenmigration mit Umsetzungsregeln zur Datenharmonisierung und einer Redundanzvermeidung. Die Migration kann via Excel und LSMW oder über spezielle Softwarelösungen erfolgen. So gibt es z. B. das Transformation Backbone, ETC-Migrationstool und den Consolidator. 
• Angleichung von organisatorischen Abläufen und Namenskonventionen
• Benutzermigration und Zusammenführung der Rollenkonzepte
• Schnittstellenmigration mit gleichzeitiger Komplexitätsreduzierung
• Change Management: Mit einer Systemzusammenlegung gehen viele Änderungen einher. Die Key User werden als Know-how-Träger bestenfalls z. B. im Rahmen von Tests, Workshops und Schulungen frühzeitig abgeholt und eingebunden. 
• Cutoverplan: Zur Sicherung des Geschäftsbetriebs muss ein detaillierter Cutoverplan für die Produktivsetzung ausgearbeitet werden. Dieser enthält u. a. eine detaillierte Planung der Datenübertragung, ggf. eines Systemupdates, der Umstellung der Schnittstellen, User-Berechtigungen, einen Cutovertest und eine Backupstrategie, falls einmal etwas schiefläuft.  Es wird minutengenau geplant, wer was wann zu machen hat und welche Abstimmungen und Statusmeldungen z. B. via Telefon/WebEx erforderlich sind. Bei sehr komplexen Abläufen kann zudem ein Mock-Cutover sinnvoll sein. Dabei wird eine simulierte Produktivsetzung durchgespielt, um Schwachstellen im Plan zu identifizieren. So kann die Reihenfolge von Tätigkeiten, weitere Tätigkeiten/Statusmeldungen oder die geschätzte Dauer korrigiert werden. 

Lesen Sie gerne auch den Erfahrungsbericht vom Autor Timo Götte.