Was hat sich in S/4HANA Sourcing and Procurement gegenüber ERP MM geändert?

Der Autor Herr Götte beschäftigt sich seit ca. 2 Jahren mit den Neuerungen des S/4HANA Moduls „Sourcing and Procurement“. Neben der praktischen Arbeit im S/4HANA-System, hat er die entsprechenden Abschnitte der Simplification List, diverse Bücher und Artikel gelesen. Außerdem nahm er an einer Ausbildung und Zertifizierung zum S/4HANA-Berater teil, war auf verschiedenen Fachmessen, Kongressen usw. und ist Autor diverser Veröffentlichungen. Mittlerweile kennt er das „neue“ Modul also bestens und möchte Ihnen daher einen Überblick über die wesentlichen Neuerungen bieten. Ziel ist dabei keine Auflistung neuer Fiori-Apps, sondern vielmehr der wesentlichen Änderungen im Sourcing and Procurement.  

  • Funktionen aus dem Supplier Relationship Management System (SRM) wurden und werden teilweise in das S/4HANA-System überführt.
  • Funktionen aus dem Supplier Lifecycle Management (SLC) werden und wurden unter dem Namen Lieferanten- und Kategoriemanagement in das S/4HANA-System überführt. Statt der bekannten SLC-Hauptkategorien, werden Warengruppen in Einkaufskategorien bereitgestellt. 
  • Die Außenhandelslösung aus dem MM- und SD-Modul wird auf Global Trade Services (GTS) vereinfacht, sodass es nur noch eine und zwar die bessere Lösung gibt. Die Intrastat-Funktionen gibt es aber immer noch im S/4HANA-System.
  • Tabellenanzahlreduzierung und das neue Datenmodell in der Bestandsführung. Die Tabelle MATDOC ersetzt nun viele Aggregation, Indizetabllen, enthält all Kopf- und Positionsdaten (statt MKPF & MSEG) sowie weitere Attribute. Damit ermöglicht sie ad-hoc Bestandsauswertungen (Aggregtionstabellen daher unnötig), verringert Sperrkonflikte und ermöglicht eine einfache Berichterstattung, da in Ihr fast alle Informationen gespeichert sind. Für die Abwärtskompatibilität gibt´s übrigens Views (Core Data Services-Views), welche eine ad-hoc Aggregation ermöglichen und von Kundeneigenentwicklungen, wie die alten Tabellen aufgerufen werden können. Weitere Details zum IM-Datenmodell finden Sie im Artikel inkl. Video. und falls Sie tiefer in die Thematik SAP HANA Datenbank und das neue Datenmodell einsteigen möchten, finden Sie dazu ebenso ein Whitepaper von Herrn Götte.
  • Das jetzt obligatorische Material-Ledger ermöglicht als Nebenbuch die Materialbewertung in mehreren Währungen sowie die parallele Rechnungslegung. Außerdem ist es die grundlegende Voraussetzung für die optionale Istkalkulation, mit jener die Materialbestände, Ware in Arbeit und Selbstkosten mit gewichteten durchschnittlichen Kosten bewertet werden. Die empfohlene Deaktivierung des statistischen gleitenden Durchschnittspreises, trägt ebenso erheblich dazu bei, den Durchsatz an Transaktionsdaten bei Warenbewegungen zu optimieren (Sperrkonflikte zu verringern). Nebeneffekt ist eine bessere Skalierbarkeit der Geschäftsprozesse sowie eine geringere Nutzung der Systemressourcen.
  • Wegfall von Transaktionen: Die MIGO-Transaktion ersetzt die vielen obsoleten MB-Transaktionen (MB01, MB1Am MBST usw.). Auch die vielen Vorgängertransaktionen (ME21-ME27, ME53-ME54, ME59, MR01, MR1M) die bereits im ERP-System Nachfolgertransaktionen hatten (ME22N, ME52N etc.), wurden aus dem Support genommen. Eine lange Liste mit Transaktionen für den MM Außenhandel wurde ebenso obsolet; bis auf ein paar Ausnahmen. Neben den Nachfolgertransaktionen wurden und werden zudem Fiori-Apps und virtuelle Datenmodelle (VDM) bereitgestellt. Details via SAP Notes: Veraltete TCs zur Bestandsführung (2210569), 144081 veraltete Rechnungsprüfungstransaktion MR1M ersetzt MR01; 1803189 Support-Ende für ME21, ME51 usw.
  • Wegfalls von BAPIs: Genauso wie die Transaktionen (ME22, ME49, ME52 etc.), wurden nun auch die zugehörigen BAPIs für die Business-Objekte Bestellanforderung, Bestellung und Lieferantenrechnung obsolet. Details via SAP Note: 1803189
  • Weitere Bewertungen z.B. zum Auftragsbestand, Projekteinzelbestand, Lieferantensonderbestand usw. wurden bereitgestellt.
  • Weniger Datenbanksperren: Zum Beispiel, weil es weniger Bestandsführungstabellen gibt, Tabellenänderungen nur noch als neuer Eintrag vorgenommen werden (Datensätze werden nicht mehr gelöscht oder geändert), man den statistischen gleitenden Durchschnittspreis deaktivieren kann usw. Bei Warenbewegungen (z.B. morgens, wenn viele Lieferungen eintrafen) gab es z.B. bei Kunden zuvor regelmäßig Sperrkonflikte und Verzögerungen.
  • Materialpreise in mehreren Währungen: Dank des obligatorischen Material-Ledgers wird die Materialbewertung in mehreren Währungen ermöglicht; d.h. in MM02 und MR21 können daher in mehreren Währungen Materialpreise eingegeben werden. Da in S/4HANA Finance die Salden der Bestandskonten für jede Währung einzeln berechnet werden, wird eine konsistente Bewertung sichergestellt.
  • Stammdaten: Geschäftspartnerstammsätze statt Lieferanten- und Kundenstammsätze, Materialnummern können von 18 auf 40 Stellen via SPRO erweitert werden, Fiori-Apps zur Massenpflege/Monitoring von Kontrakten, Infosätzen usw. 
  • Ariba-Integration: Zugriff auf viele Lieferanten/Kataloge, Ausschreibungsprozesse, Guided Buying usw. Der große Funktionsumfang kann hier nur angedeutet werden. Was S/4HANA auszeichnet ist die einfache Integration dieser und ähnlicher Cloud-Lösungen sowie die nahtlose grafische Bereitstellung, über die der Anwender überhaupt nicht mehr merkt auf welchem System er gerade arbeitet.
  • Die neue Benutzeroberfläche Fiori bietet mit vielen KPIs, Analysen und rollenbasierten, auf jedes Gerät anpassbaren Oberflächen einen systemübergreifenden und attraktiven Zugang für die Anwender.
  • Ausgabemanagement und Nachrichtensteuerung: Statt der aus MM und SD bekannten Nachrichtenfindung NAST, setzt SAP zukünftig auf das Business Rule Framework (BRF+).  Details zur BRF+-Konfiguration finden Sie im SAP Note 2228611. Als Drucktechnologien werden Smart Forms und Adobe Forms (m/o Fragmenten) unterstützt. Im SAP Script Repository (SO10 und SE78) können Kunden auch weiterhin Texte und Logos zentral pflegen.  
  • Central Procurement, zentralisierter Bestellanforderungs-Hub, Kontraktverwaltungs-Hub usw.
  • Predictive Contracts mit Hilfe von Machine Learning bzgl. Kontraktinanspruchnahme
  • Workflows z.B. für den Genehmigungsprozess und viele weitere Prozesse, helfen dabei Prozesse zu beschleunigen und zu automatisieren.
  • Preisfindung und Konditionstechnik: Nur die Tabelle KONV wurde durch PRCD_Elements ersetzt, um Preisinfos persistent zu speichern. Bzgl. Eigenentwicklungen können die SAP Notes 2220005 und 2189301 weiterhelfen; ansonsten ändert sich nicht viel.
  • Sehr viele Auswertungsmöglichkeiten, vorbereitete Fact Sheets, KPIs, grafische Übersichten sowie leicht zu erstellende Auswertungen. So bekommt man z.B. einen Überblick, was noch freizugeben ist, welche Bestellanforderungen zu bearbeiten sind oder inwiefern ein Mengenkontrakt bereits ausgeschöpft wurde.

Die Liste ist bereits lang und übersteigt langsam den Umfang eines Artikels. In einem weiteren Artikel werden noch einmal die wesentlichen Änderungen, die in der Simplification List beschrieben werden, zusammengefasst. Alles kann man leider nicht in einem Artikel aufgreifen. Ganz allgemein gilt, dass sich die ERP-Prozesse nicht wesentlich geändert haben. Aber es gibt neue Markttrends, wie die Benutzererfahrung, mobile Geräte, mehr Daten als Auswertungsgrundlage (BigData, IoT, Sensoren etc.), eine Verlagerung der Aufgaben, Individualisierung via Standardlösungen usw., denen SAP mit all den neuen Produkten (S/4HANA, SCP, Leonardo, Ariba, Fieldglass usw.) Rechnung trägt.  

Wie lässt sich der Schulungsbedarf in S/4HANA-Projekten konkretisieren?

Ein nicht zu unterschätzendes Thema im Rahmen der digitalen Transformation und im Speziellen der Einführung der neuen S/4HANA-Systemgeneration, sind die erforderlichen Schulungen und Trainings. Als Teil der Projektplanung und im Speziellen des Change-Managements, sollte auch dies hinreichende Berücksichtigung finden. Dabei besteht mitunter ein hoher individueller Bedarf, damit die Mitarbeiter gezielt in die für Sie relevanten Inhalte eingewiesen werden können. Reine S/4HANA Anwenderschulungen von Bildungsträgern, können eine Ergänzung, aber nicht die einzige Lösung sein. Eine Mischung aus verschiedenen Schulungsmaßnahmen und Medien, gewährleistet erfahrungsgemäß das beste Kosten-Nutzen-Verhältnis. Bei Ihrer individuellen Erstellung des Schulungskonzepts, kann die folgende Vorgehensweise gewählt werden.

  1. Bedarfsermittlung: In welchen Themen, Modulen bzw. Geschäftsbereichen besteht der Schulungsbedarf? Inwiefern können Mitarbeiter dazu gemeinsam ausgebildet werden?
  2. Zielgruppeanalysen: Insofern Gruppen von Mitarbeitern mit ähnlichem Schulungsbedarf gebildet wurden, muss deren Vorbildung und Vorerfahrung berücksichtigt werden.
  3. Lernziele definieren: Ein übergeordnetes, konkretes Entwicklungsziel definieren und weitere Teilziele ableiten. So muss z.B. der Lagermitarbeiter die neuen Bestandsführungsprozesse mit Hilfe der mobilen Geräte sowie direkt am S/4HANA-System selbständig durchführen und überwachen können. Daraus ergeben sich Teilziele, wie z.B. die Materialbeistellliste oder eine Kommissionierliste drucken können, den Wareneingang am Scanner und S/4HANA-System bestätigen können usw.
  4. Qualifizierungskonzept entwickeln: Stehen die übergeordneten Ziele fest, kann darauf basierend ein Feinkonzept entwickelt werden. Es ist darauf zu achten, sich auf das wesentliche zu beschränken und insbesondere die Zielgruppe im Blick zu behalten. Der Lagermitarbeiter benötigt nicht viel mehr als eine Einweisung zu den vorzunehmenden „Klicks“ sowie ein Handout, dass er auch im Lager dabeihaben kann. Andere Mitarbeiter wiederum benötigen viel mehr ein Training, welches Ihnen die nötigen Grundlagen vermittelt eigenständig tiefer in bestimmte Teilbereiche einzusteigen. Die Wahl der Medien ist dabei nicht nur abhängig von der jeweiligen Zielgruppe, sondern auch von der Anzahl der zu schulenden Mitarbeiter sowie dem verfügbaren Budget.
  5. Lernmedien und Lernunterlagen entwickeln: Eine Mischung verschiedener Medien und Vorgehensweisen ist üblich und Herr Götte kennt z.B. die folgenden Alternativen aus seiner Berufspraxis:
    • Vorkonfigurierte Szenarien, Stamm- und Bewegungsdaten im S/4HANA-Sysem für die Durchführung von Übungen direkt am SAP System.
    • Kontextbasierte Lernmethoden, wie SAP Enable Now
    • Web Based Trainings und S/4HANA Simulationen
    • Präsenzschulungen mit Systemvorführungen
    • Klickanweisungen (Handouts)
    • Power Point-Präsentationen
    • Benutzerhandbücher
    • Videos u.v.m.
  6. Konzepte erproben: Fragebögen, persönliche Rückmeldungen bzw. bei einem größeren „Rollout“ der Schulungslösung ggf. sogar Schulungsgruppe zur Probe, können sinnvoll sein. So kann vorwährend die jeweilige Schulungsmaßnahme weiterentwickelt und verbessert werden bzw. vor der Veröffentlichung optimiert werden.
  7. Maßnahmen durchführen und Erfolg kontrollieren: Es muss dabei nicht immer eine Zertifizierungsprüfung sein, sondern oft reichen auch Befragungen, Feldbeobachtungen usw. Auch die ermöglicht ggf. die nötige Weiterentwicklung der Schulungsmaßnahme sowie Korrekturmöglichkeiten bei zukünftigen Maßnahmen.
  8. Budget schonen: Bei all den Möglichkeiten muss immer auch die Kosten-Nutzen-Analyse im Blick behalten werden. Was ist wirklich notwendig und was ist „Nice-to-have“? Welche Kosten entstehen bei der jeweiligen Maßnahme und welche bei einer günstigen Alternative? Gibt es bereits vorhandene Inhalte die man (abgewandelt) nutzen kann? Dies sind nur einige Fragen, die bei einem Schulungskonzept ebenso Berücksichtigung finden müssen.
SAP S/4 HANA Management und Beratung in Hannover

SAP S/4HANA Simplification List

Über die Simplification List bekommen Sie einen Überblick über die Änderungen und Neuerungen, welche sich durch die Umstellung von SAP ERP auf S/4HANA ergeben. Damit ist es eines der wichtigsten Dokumente zur Vorbereitung der S/4HANA-Umstellung. Man kann sie als eine Art Nachschlagewerk verstehen, um zu prüfen ob Transaktionen, Modifikationen, Custom Code usw. noch (genauso) funktionieren. Sie bietet Input für die Projektplanung, Aufwandsschätzung, aber eben auch einen Überblick für die S/4HANA-Anwenderunternehmen, was für Sie mit dem neuen Update einhergeht.   

Struktur und Aufbau der Liste

Die Simplification List wurde in Module, Stammdaten, Übergreifendes, länderspezifische Informationen und Industrielösungen derart untergliedert, dass sich die Speziallisten auf ihren Zuständigkeitsbereich beschränken können. Betrachtet man wiederum einen dieser Teilbereiche, wie z.B. das Modul Procurement oder die Branche Automotive, so wird dieser erneut in Abschnitte untergliedert:

  • neue Funktionen, Fiori Apps, Workflows, Templates etc.
  • weggefallene Transaktionen, Funktionen usw. oder
  • Änderungen hinsichtlich Funktionen, Rollen usw.

Die Abschnitte sind vielfach ähnlich aufgebaut; unterscheiden sich allerdings natürlich auch je nach Anforderung. Vielfach findet man dort folgende Informationen:

  • Beschreibung der neuen Funktion, der Änderungen bzw. was genau obsolet geworden ist.
  • Technische Details bietet einen Überblick ob es sich um eine neue bzw. geänderte Funktion handelt, für welche Länder diese verfügbar ist, zu welchem Modul und welcher Komponente dieser Änderung gehört usw.
  • Symptome: Mal steht einfach eine neue Funktion zur Verfügung, die z.B. einen weiteren Einblick (Cockpit, KPI, Fact Sheet etc.) gewährt oder bei der Automatisierung von Geschäftsprozessen hilft. Mal finden Sie hier aber auch eine lange Auflistung von Transaktionen, die zukünftig obsolet sind. So wurde z.B. die Modullösung aus MM und SD zum Außenhandelt auf Global Trade Services (GTS) vereinfacht, weshalb viele Transaktionen wegfallen. Auch viele der ME-Transaktionen, wie ME21, ME53, ME43 usw., welche teilweise bereits unter ERP durch neue Transaktionen (ME21N, ME53N usw.) bzw. jetzt durch Fiori-Apps ersetzt wurden, findet man in solch einer Liste. Und natürlich ebenso die vielen Transaktionen zum Lieferanten und Kunden, welche alle nun auf die Transaktion BP (Business Partner) umleiten. Ein anderes Mal finden Sie eine Auflistung von Berechtigungsobjekten usw.
  • Gründe: Manchmal begründet SAP auch warum, diese Vereinfachung nötig war.
  • Vorbedingungen und Lösungen: Mal sind z. B. Customizing- oder Stammdateneinstellungen erforderlich, dann findet man wieder SAP Notes für Conversion Pre-Checks, erforderliche Rollenänderungen oder Hinweise auf die Lösungen, welche eine obsolete Lösung ablöst. Oft sind es auch Erweiterungen; so z.B. die Erweiterung von OData APIs für die Integration externer Anwendungen. Eine detaillierte Bescheibung, wie die Konfigurationen etc. vorgenommen werden müssen, finden Sie hier allerdings nicht.
  • Weiterführende Informationen: Um das ohnehin sehr umfangreiche Dokument nicht noch weiter aufzublähen, finden Sie oftmals Links z.B. zu SAP Help, SAP Notes usw. um sich tiefer in das jeweilige Thema einarbeiten zu können.

Umfang

Die Simplification List 1909 (also vom September 2019) umfasst z.B. 1032 Seiten. Als MM-Berater sollte man sich einen Überblick über die Einführung, anwendungsübergreifenden Themen und Stammdaten verschaffen (ca. 124 Seiten), danach kann man sich z.B. auf die Bestandsführung (MM-IM 43 Seiten), den Einkauf (MM-PUR 33 Seiten) und seine Branche (Automotive 24 Seiten) beschränken. Damit wird es übersichtlicher. Mit jedem Update, dass Ihr Kunde im Lauf der Projekteinführung ebenso übernehmen möchte, müssen Sie auf eine aktuellere Liste zurückgreifen und sich ggf. erneut einen Überblick verschaffen. Wie gesagt, man kann diese Listen als Nachschlagewerk auffassen und relativ gut „überfliegen“.  Der Aufbau und Umfang variiert etwas und es werden übrigens nicht grundsätzlich Englischkenntnisse vorausgesetzt, da es ebenso deutsche Versionen gibt. Manchmal ist auch ein Blick in die Vorgängerversionen der Simplification List interessant.  Die aktuelle Liste können Sie über das Stichwort „Simplification“ (SNote 2313884) direkt bei SAP abrufen:

SAP S4HANA Simplification List

S/4HANA-Beraterausbildung auch als SAP Senior Consultant?!

Diesmal wähle ich den Blog-Stil und möchte mit Euch/Ihnen einen Erfahrungsbericht zu meiner aktuell laufenden S/4HANA-Ausbildung und meinen Beweggründen teilen. Man fühlt sich etwas an die alten Zeiten als Schüler und Student zurückversetzt. Ich lerne neue Leute kennen und es bildet sich über die Zeit hinweg eine richtig gute Gemeinschaft. Ich erinnere mich noch an meine erste SAP Beraterzertifizierung im Jahr 2008. Mit Einigen hatte ich auch Jahre später noch gelegentlich Kontakt. Andere traf ich erneut auf weiteren SAP Schulungen usw. Die SAP Welt ist klein und daher sind SAP Schulungen immer auch Networking-Veranstaltungen. Gemeinsam auf ein Ziel hinzuarbeiten, macht einfach Spaß und verbindet. Neben den Übungsaufgaben am S/4HANA-System, setzen wir sogar ein eigenständiges Projekt um.

So eine S/4HANA-Ausbildung ist einfach perfekt, um schnell Wissen aufzubauen. SAP stellt dafür ein S/4HANA-System namens IDES zur Verfügung. Dort sind die Konfigurationen, Stammdaten und Prozesse immer genauso vorbereitet, dass man dort loslegen kann, wo der größte Lerneffekt erzielt wird. So lerne ich im September und Oktober vermutlich mehr, als während eines einjährigen S/4HANA-Projekts. Die Kombination aus Praxiserfahrung und Schulungen, hat sich für mich bewährt. Die Praxis benötige ich, um zu wissen welches Wissen besonders wertvoll ist und die Theorie hilft dabei Wissen abzurunden. Im Arbeitsalltag muss man Anforderungen effizient umsetzen. Dabei kommt dann der Blick über den Tellerrand auch mal zu kurz. Genau dieser ist aber erforderlich, um ein erstklassiger Berater zu werden.

Gute Berater kennen nicht nur einen Weg, sondern das von SAP bereitgestellte „Lösungsportfolio“. Sie wissen nicht nur wie etwas funktioniert, sondern auch warum. Sie kennen sehr individuell entwickelte SAP-Systeme von Großkonzernen, genauso wie den SAP Standard und Best Practices. Gerade mit den S/4-HANA-Projekten geht in vielen Unternehmen auch ein Überdenken der Geschäftsprozesse und Systemkonfigurationen einher. Was früher nur über Eigenentwicklungen realisiert werden konnte, ist ggf. mittlerweile im Standard verfügbar. Man muss allerdings wissen, dass SAP dafür im Standard eine Lösung bereitstellt! Das Produktportfolio von SAP ist in den letzten Jahren sehr groß geworden. Und es gibt sehr viele Zusatzprodukte, wie z.B. Ariba, Fieldglass, Leonardo usw. Die Annährung an den Standard kann also einerseits über die neuen Möglichkeiten des S/4HANA-Systems, aber andererseits auch durch standardisierte SAP Zusatzprodukte erreicht werden. Ich verschaffe mir mittlerweile seit fast zwei Jahren mit Begeisterung einen Überblick. Vermutlich werden all die neuen SAP-Produkte mich nahezu bis zur Rente begleiten. Die Einführung des Nachfolgesystems von S/4HANA, verfolge ich vermutlich nur noch aus einer Managementposition ohne dort konkrete Erfahrungen zu sammeln. S/4HANA ist also das System, welches ganz wesentlich mein Berufsleben begleiten wird.  

Meine erste Beraterzertifizierung lag übrigens bei fast 15.000 Euro; für die SAP Akademie, Hotels, Reisen usw. Glücklicherweise wurde damals noch Siemens zur Kasse gebeten. Mittlerweile bekomme ich aber kein reguläres Gehalt mehr und muss daher die entgangenen Einnahmen und erforderlichen Ausgaben im Blick behalten. Wem es ähnlich geht, dem kann ich gute Ratschläge geben. Die Kosten für solch einen Lehrgang lassen sich nämlich auf verschiedene Art und Weise erheblich reduzieren.

Zum aktuellen Ausbildung: In S/4HANA wurde und wird ein Überblick für z.B. Berater, Manager und Architekten vermittelt. Aufgabe war/ist es alle Module, Kernprozesse, Organisationsstrukturen, Bewegungs- und Stammdaten im System aufzubauen, um deren Neuerungen & Integration zu verstehen. Inhalt waren S/4HANA Enterprise Management inkl. Fiori bzgl. Sourcing and Procurement, Manufacturing, Sales and Distribution, Financial Accounting, Management Accounting, Inventory Management, Warehouse Management, Project System, Enterprise Asset Management und Human Capital Management. Die praktische Umsetzung am System wurde durch ein Zertifikat belegt und um eine S/4HANA Beraterzertifizierung seitens der SAP SE ergänzt. Vorab und im Anschluss erfolgte/erfolgt die Vertiefung im S/4HANA Procurement und Manufacturing.

Übrigens stehe ich nach dieser Schulung zur Verfügung und freue mich über S/4HANA-Projektangebote aus der Region Hannover (100km). Da es sich um eine Präsenzschulung handelt, bin ich allerdings derzeit nur abends und via E-Mail erreichbar. PDF-Profil von Timo Götte.

SAP Systemkonsolidierungen im Rahmen von S/4HANA-Projekten

Mit der S/4HANA-Migration oder Neueinführung, kann eine Systemkonsolidierung einhergehen. Das schlanke und schnelle S/4HANA System bietet nicht nur die nötige Performance für eine größere Anzahl von Prozessen und Mitarbeitern, sondern die Konsolidierung ist ohnehin seit vielen Jahren Trendthema. Anlass sind z.B. die Zusammenführung zweier Unternehmen (Fusion), eine Reorganisation der IT-Landschaft (Harmonisierung) oder organisatorische Beweggründe; wie die Globalisierung. Die Zusammenführung parallellaufender SAP-Systeme (Merger), reduziert einerseits die Wartungs- und Betriebskosten. Andererseits lässt sich damit aber auch doppelte Datenpflege, Update-, Konfigurations- und Implementierungstätigkeiten vermeiden. Zudem reduzieren Sie allgemein die Komplexität Ihrer Systemlandschaft und im Speziellen die Anzahl der Schnittstellen. Die Zusammenführung von SAP Systemen, kann aber auch organisatorische Nachteile mit sich bringen. Haben nach der Zusammenführung deutlich mehr Mitarbeiter ein Mitspracherecht, kann dies Innovationen hemmen. Man muss sich ggf. auf einen (kleinsten) gemeinsamen Nenner einigen. Nicht zuletzt deshalb, gibt es auch gegenläufige Trends. Hier werden große SAP Systeme in kleinere untergliedert, damit z.B. Organisationeinheiten schneller und eigenständiger über Änderungen entscheiden können. Entscheidet man sich dennoch für ein gemeinsames System, kann die Konsolidierung auch als eigenständiges Projekt vor einer S/4HANA-Einführung durchgeführt werden.  

Themenbereiche und Zielsetzungen

  • Systemunterschiede müssen ggf. vorab ausgeglichen werden (z.B. unterschiedliche Enhancement Packages, Release-Stände usw.). Beispielsweise läuft das eine System auf dem neuen Hauptbuch und das andere auf dem alten Hauptbuch. Dann kann ggf. ein Update des älteren Systems inkl. der Hauptbuchumstellung sinnvoll sein, um eine unkompliziertere Datenübertragung zu ermöglichen.
  • Customizingabgleich und Prozessharmonisierung/-standardisierung. Nach einer Systemanalyse, müssen gemeinsam mit den Key Usern aus den Geschäftsbereichen Unterschiede angeglichen werden. Die neue Systemkonfiguration muss die Kernanforderungen beider Vorgängersysteme erfüllen. Als Kernanforderungen sind diejenigen Anforderungen gemeint, auf die nicht verzichtet werden kann bzw. sollte. Zielsetzung in den dazu erforderlichen Workshops muss es sein, nahe dem Standard zu bleiben und Individuallösungen kritisch zu hinterfragen.
  • Datenmigration mit Umsetzungsregeln zur Datenharmonisierung und einer Redundanzvermeidung. Die Migration kann via Excel und LSMW oder aber speziellen Softwarelösungen erfolgen. So gibt es z.B. das Transformation Backbone, ETC-Migrationstool und den Consolidator. 
  • Angleich von organisatorischen Abläufen und Namenskonventionen
  • Benutzermigration und Zusammenführung der Rollenkonzepte
  • Schnittstellenmigration mit gleichzeitiger Komplexitätsreduzierung
  • Change Management: Mit einer Systemzusammenlegung gehen viele Änderungen einher. Die Key User werden als Know-how-Träger bestenfalls z.B. im Rahmen von Tests, Workshops und Schulungen frühzeitig abgeholt und eingebunden. 
  • Cutoverplan: Zur Sicherung des Geschäftsbetriebs muss ein detaillierter Cutoverplan für die Produktivsetzung ausgearbeitet werden. Dieser enthält u. A. eine detaillierte Planung der Datenübertragung, ggf. eines Systemupdates, der Umstellung der Schnittstellen, User-Berechtigungen, einen Cutovertest und eine Backupstrategie; falls einmal etwas schiefläuft.  Es wird minutengenau geplant, wer was wann zu machen hat und welche Abstimmungen und Statusmeldungen z.B. via Telefon/WebEx erforderlich sind. Bei sehr komplexen Abläufen kann zudem ein Mock-Cutover sinnvoll sein. Dabei wird eine simulierte Produktivsetzung durchgespielt, um Schwachstellen im Plan zu identifizieren. So kann die Reihenfolge von Tätigkeiten, weitere Tätigkeiten/Statusmeldungen oder die geschätzte Dauer korrigiert werden. 

Lesen Sie gerne auch den Erfahrungsbericht vom Autor Timo Götte.

Change Management in S/4HANA-Projekten

Mit der Einführung des neuen S/4HANA-Systems gehen ganz wesentliche Änderungen einher. Ein erfolgskritischer Faktor ist dabei das Change Management. Parallel zur S/4HANA-Einführung muss daher das Veränderungsmanagement eingeplant und umgesetzt werden. Während die SAP Knowhow-Träger aus den Geschäftsbereichen (Key User) im Rahmen von Workshops und User Acceptance Tests (UATs) eingebunden werden, bieten sich für die weiteren Anwender z.B. Schulungen an.

Die Key User vertreten die jeweiligen Geschäftsbereiche und haben wesentlichen Einfluss auf die zukünftigen Prozesse, Implementierungen und Konfigurationen. Im Rahmen von Workshops werden mögliche Lösungsansätze diskutiert und schließlich Entscheidungen getroffen. Nachdem die vereinbarten Änderungen seitens der SAP Abteilung umgesetzt und getestet wurden, kann ein Review bzw. eine Abnahme seitens der Geschäftsbereiche im Rahmen von UATs erfolgen. In größeren Projekten werden dazu umfassende Testszenarien (Testfälle) mit Testdaten vorbereitet. Ziel ist es dabei Fehler und Unregelmäßigkeiten frühzeitig zu erkennen. Diese können dann korrigiert und über Nachtests abgenommen werden. In größeren S/4HANA Projekten können sogar mehrere UATs nötig sein, da viele Fehler und Abhängigkeiten einen Regressionstest erforderlich machen. Wurden viele Fehler korrigiert, können sogenannte Seiteneffekte auftauchen. So kann die Korrektur den Fehler beheben, aber in einem anderen Prozess einen neuen Fehler bewirken. Im Rahmen dieser Aktivitäten lernen die Key User bereits die Prozesse sehr gut kennen und können daher die weiteren Anwender nach der Umstellung unterstützen. Außerdem können Sie das Veränderungsmanagement stärken, indem Sie als fachlicher Meinungsführer agieren.

Damit nach der Produktivsetzung auch die bisher nicht eingebundenen Anwender die neuen Prozesse und wesentlichen Änderungen kennen, sollten vorab Schulungen angeboten werden. Je nach Zielgruppe gibt es dafür unterschiedliche Ansätze. Den Gabelstablerfahrern genügen ggf. eine 1 bis 2-stündige Einweisung und die Übergabe eines Handzettels (Klickanleitung). Controller, die eigenständig auch komplexe Auswertungen im System erstellen, benötigen aber ggf. längere Schulungen mit Übungen und einem Handbuch. Bei sehr vielen Anwendern können auch Web-based Trainings (Simulationen) oder Videos eine sinnvolle Ergänzung sein. Weniger relevante Inhalte bzw. weiterführendes Wissen, kann auch nach der Produktivsetzung vermittelt werden. Das Lernen im Alltag („training on the job“ bzw. „lerning by doing“), kann über kontextbasierte Schulungslösungen ergänzt werden. So gibt es z.B. SAP Enable Now, worüber Schulungen direkt in die Anwendung eingebunden werden. Der Anwender kann sich damit über einen digitalen Guide, Simulationen usw. bei der Einarbeitung Unterstützung holen, was die Key User entlastet. Über die Einholung von Rückmeldungen (Feedbackbögen), stellen Sie sicher, dass die Anwender sich gut abgeholt fühlen, Änderungen annehmen und nach der Produktivsetzung kein Chaos ausbricht.

Phasen und Handlungsfelder

  1. Im ersten Schritt muss ein Gefühl der Dringlichkeit vermittelt werden. Ziel dieser Phase ist die Bereitschaft Änderungen mitzutragen.
  2. Zudem müssen Sie Führungskoalition aufbauen, denn nur mit den „richtigen“ Unterstützern lassen sich große Veränderungsprozesse vorantreiben.
  3. Durch die Beteiligung in Auswahl- und Entscheidungsprozesse, kann man die Unterstützung stärken und zudem optimale (Kompromiss-)Lösungen identifizieren.
  4. Vision kommunizieren und zwar abhängig von der Gruppe mehr oder weniger detailliert und regelmäßig.
  5. Widerstände erkennen und Hindernisse aus dem Weg räumen. Dazu in einen regelmäßigen Austausch mit den verschiedenen Ansprechpartnern treten und Rückmeldungen einholen.
  6. Erfolge sichtbar machen und Fortschritte kommunizieren. Auch damit sich die Macht der Gewohnheit nicht wieder einstellt und fortschreitende Veränderungsprozesse präsent bleiben.  
  7. Veränderungen weiter vorantreiben und im Unternehmen verankern. Die zeitlichen Vorgaben für Veränderungsprozesse werden in Unternehmen immer enger. Neben Mergers & Acquisitions und anderen organisatorischen Änderungen, steigt einfach der Innovationsdruck. Veränderungen sind zum Dauerthema geworden, um konkurrenzfähig zu bleiben.

Stabilisierung von Änderungsprozessen via externe Change Manager

Für die Begleitung der Veränderungsprozesse wird gerne auf externe Unterstützung zurückgegriffen. Der Mensch ist ein Gewohnheitstier und steht Veränderungen oft skeptisch gegenüber. Gefahren und Risiken werden regelmäßig überschätzt und verantwortliche Manager geraten in die Schusslinie. Auch wenn das Change Management zu den klassischen Führungsaufgaben gehört, kann die Beauftragung eines externen Managers sinnvoll sein. Ein distanzierter Berater, der sich vollständig dieser Aufgabe widmet, kann den internen Manager ergänzen und entlasten. Durch die regelmäßige Einbindung der Mitarbeiter in Entscheidungsprozesse sowie ein zielgruppen-spezifisches Angebot an Schulungen und Informationen, kann der Change Agent die nötige Sicherheit im Veränderungsprozess herstellen. Alle Beteiligten müssen verstehen, dass Veränderungen erfolgreich vorangetrieben werden, alle kritischen Besonderheiten berücksichtigt wurden und das mit den Veränderungen Verbesserungen einhergehen. Die Veränderungen müssen greifbar werden, dazu müssen alle Beteiligten verstehen, was sich für Sie konkret ändert und wie Ihre Prozesse zukünftig sein werden. Je größer das Gefühl der Sicherheit ist, desto geringer werden die Widerstände. Das Veränderungsmanagement kann sehr zeitaufwändig sein und erfordert daher regelmäßig externe Unterstützung.