Vom SAP S/4HANA Projektantrag zum Projektauftrag bzw. Projektvertrag

Ein Projektantrag bzw. Projektvorschlag kann in einen formalen Projektauftrag bzw. Projektvertrag übergehen. Der SAP Projektantrag ist ein grober Überblick über Ausgangslage, Projektziele (Projektergebnisse), Projektlaufzeit und das Budget (Projektkosten). Auch erste Ressourcenzuweisungen, Annahmen, Beschränkungen, detailliertere Terminvorgaben, Auftraggeber, Projektbezeichnung und -beschreibung usw., können Teil dieser Projektleitervereinbarung sein. An dieser Stelle sei zudem auf den Abschnitt Projektvorbereitung verwiesen, indem Sie ebenso relevante Inhalte für einen Projektauftrag finden. Durch die Unterschrift des Stakeholders bzw. der Stakeholder, wird schließlich der formale Projektstart eingeleitet. Weitere Details und eine gute Vorlage, bekommen Sie über das Project Charter Template.

Nehmen Sie bei der Vertragsgestaltung eine pessimistische Haltung ein, d.h. gehen Sie von Konflikten aus, klären Sie die Zuständigkeiten inkl. Konflikt- und Eskalationsmanagement usw. Es sollte präzise festgelegt werden, was die Zielsetzungen sind und welcher Umfang nicht Zielsetzung ist. Die Struktur der Zusammenarbeit mit klaren Zuständigkeiten, verhindert nicht nur einen Rechtsstreit sondern stockende Prozesse. Berücksichtigen Sie Verzögerungen und verhandeln Sie entsprechend (Staffelpreise, Nutzungslizenzen, Betriebskosten etc.).

Unsererseits bekommen Sie wertvolle Hinweise; jedoch bleibt die Rechtsberatung ausgebildeten Juristen vorbehalten. Rechtsberatung macht zumeist 10-20% des Gesamtaufwands aus.

Tipps zur Vertragsgestaltung

• Verträge sind nicht nur der Form halber nötig. IST-Zustandserfassung und Planung erfordern Zeit und gute Verträge definieren die Struktur und das Rahmenwerk der Zusammenarbeit.
• Interne und externe Ressourcenzusicherung, d.h. konkrete Personen definieren. Der Mensch ist ein sehr wesentlicher Erfolgsfaktor.
• Eine pessimistische Haltung einnehmen, um Konflikte und ungeklärte Themen besser zu antizipieren.
• Verhandlung und Klärung nicht auf später verschieben.
• Kritische Auswahl des Implementierungspartners.

Grobversion eines Projektvertrags

Übrigens können Sie anhand dieses Beispiels sehen, was KI bereits leiten kann. Nutzen Sie gerne obiges MS Word-Template und diese Anregungen.

VERTRAGSVORLAGE: PROJEKTAUFTRAG ZUR UMSTELLUNG VON ERP AUF SAP S/4HANA

(Mustervertrag – individuell anzupassen und durch rechtliche Prüfung abzusichern)

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1. Vertragsparteien

Auftraggeber: [Firma, Adresse, Ansprechpartner]
Auftragnehmer: [Beratungsunternehmen, Adresse, Ansprechpartner]

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2. Vertragsgegenstand

Gegenstand dieses Vertrags ist die Erbringung von Beratungs- und Implementierungsleistungen zur Umstellung des bestehenden ERP-Systems des Auftraggebers auf SAP S/4HANA. Dies umfasst insbesondere:

• Analyse der bestehenden ERP-Landschaft
• Strategische und technische Beratung zur Migration
• Durchführung einer Machbarkeitsanalyse und Systembewertung
• Erarbeitung eines Migrationskonzepts (Greenfield, Brownfield, Selective Data Transition)
• Unterstützung bei der Implementierung und Datenmigration
• Test- und Qualitätssicherungsmaßnahmen
• Schulung und Change-Management

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3. Vertragsdauer und Meilensteine

Laufzeit: Der Vertrag tritt mit Unterzeichnung in Kraft und ist gültig bis zur vollständigen Leistungserbringung oder bis zur Kündigung gemäß Abschnitt 9.

Meilensteine:

1. Projektstart & Analysephase – [geplanter Zeitraum]
2. Migrationsstrategie & Konzeptentwicklung – [geplanter Zeitraum]
3. Technische Implementierung & Datenmigration – [geplanter Zeitraum]
4. Testphase & Abnahme – [geplanter Zeitraum]
5. Go-Live & Hypercare-Phase – [geplanter Zeitraum]

Detaillierte Projektzeitpläne werden in einem gesonderten Dokument („Projektplan“) definiert.

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4. Vergütung & Zahlungsmodalitäten

• Vergütungsmodell: [Festpreis / Time & Material]
• Tagessatz / Gesamtpreis: [Betrag]
• Zahlungsbedingungen: Zahlung in [Anzahl] Raten gemäß Meilensteinen oder monatliche Abrechnung nach Aufwand
• Reisekosten & Spesen: Regelung zur Erstattung gemäß [Reisekostenrichtlinie / Pauschale]

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5. Leistungsumfang & Abgrenzungen

Die im Projektumfang enthaltenen Leistungen sind in einem separaten Leistungsbeschrieb definiert. Nicht enthaltene Leistungen müssen gesondert beauftragt werden.

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6. Mitwirkungspflichten des Auftraggebers

Der Auftraggeber verpflichtet sich, folgende Voraussetzungen zu erfüllen:

• Bereitstellung der erforderlichen technischen und personellen Ressourcen
• Benennung eines verantwortlichen Ansprechpartners
• Sicherstellung der notwendigen System- und Datenzugänge
• Bereitstellung relevanter Dokumentationen und Informationen

Unterbleiben wesentliche Mitwirkungen, kann dies Auswirkungen auf Termine und Kosten haben.

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7. Abnahme & Mängelmanagement

• Die Abnahme erfolgt je Meilenstein oder nach Projektabschluss.
• Mängel werden in einer Fehlerklassifizierung kategorisiert und innerhalb vereinbarter Fristen behoben.

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8. Haftung & Gewährleistung

• Haftung für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit gemäß gesetzlicher Bestimmungen.
• Begrenzung der Haftung auf [Summe] EUR, außer bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit.
• Keine Haftung für indirekte Schäden oder entgangenen Gewinn.

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9. Kündigung & Vertragsbeendigung

• Ordentliche Kündigung: Mit einer Frist von [X] Wochen zum Monatsende.
• Außerordentliche Kündigung: Bei grober Pflichtverletzung oder Insolvenz einer Partei.
• Abrechnung bereits erbrachter Leistungen erfolgt anteilig.

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10. Vertraulichkeit & Datenschutz

Beide Parteien verpflichten sich zur Vertraulichkeit aller projektbezogenen Informationen und zur Einhaltung der geltenden Datenschutzvorschriften (DSGVO).

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11. Sonstige Bestimmungen

• Änderungen dieses Vertrags bedürfen der Schriftform.
• Sollte eine Bestimmung unwirksam sein, bleibt der Vertrag im Übrigen bestehen.
• Gerichtsstand & anwendbares Recht: [Ort, Land]

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12. Schlussbestimmungen

Ort, Datum: [__________]

Auftraggeber
[Name, Unterschrift]

Auftragnehmer
[Name, Unterschrift]

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Diese Vorlage bildet eine allgemeine Vertragsstruktur ab. Sie sollte individuell angepasst und rechtlich geprüft werden.

Hub und Buch zum SAP S/4HANA Projektmanagement

Als Projektleiter oder Projektmanager finden Sie im Hub weitere Artikel zur Projektleitung. Zusätzlich gibt es ein Buch von Timo Götte zum agilen S/4HANA-Projektmanagement. Dieses wird übrigens zusätzlich als Word-Version ausgeliefert. So können Sie direkt vorhandene Templates, Software, Demos und weiterführende SAP Literatur via Hyperlink aufrufen und sich detailliert einarbeiten. Lernen Sie die in den S/4HANA-Projekten üblichen SAP Methoden, Tools und Inhalte kennen; Scrum, Activate, SAP SolMan Focused Build, SAP Enable Now, SAP Migrationscockpit, die vielen kostenlosen SAP Projektbeschleuniger (Accelerators) und Community-Lösungen. Dank seiner langjährigen Erfahrung weiß Herr Götte genau, was für Sie wichtig ist.