Mit der Systemkonvertierung oder S/4HANA-Neueinführung, kann eine Systemkonsolidierung einhergehen. Das schlanke und schnelle S/4HANA System bietet nicht nur die nötige Performance für eine größere Anzahl von Prozessen und Mitarbeitern, sondern die Konsolidierung ist ohnehin seit vielen Jahren Trendthema. Anlass sind z.B. die Zusammenführung zweier Unternehmen (Fusion), eine Reorganisation der IT-Landschaft (Harmonisierung) oder organisatorische Beweggründe; wie die Globalisierung. Die Zusammenführung parallellaufender SAP-Systeme, reduziert einerseits die Wartungs- und Betriebskosten. Andererseits lassen sich damit doppelte Datenpflege-, Update-, Konfigurations- und Implementierungstätigkeiten vermeiden. Zudem reduzieren Sie allgemein die Komplexität Ihrer Systemlandschaft und im Speziellen die Anzahl der Schnittstellen. Die Zusammenführung von SAP-Systemen, kann auch organisatorische Nachteile mit sich bringen. Haben nach der Zusammenführung deutlich mehr Mitarbeiter ein Mitspracherecht, kann dies Innovationen hemmen. Man muss sich ggf. auf einen (kleinsten) gemeinsamen Nenner einigen. Nicht zuletzt deshalb, gibt es auch gegenläufige Trends. Hier werden große SAP-Systeme in kleinere untergliedert, damit z.B. Organisationeinheiten schneller und eigenständiger über Änderungen entscheiden können. Entscheidet man sich dennoch für ein gemeinsames SAP-System, kann die Konsolidierung auch als eigenständiges Projekt vor oder nach einer S/4HANA-Einführung durchgeführt werden.
Themenbereiche und Zielsetzungen
Systemunterschiede müssen ggf. vorab ausgeglichen werden. Wurde zum Beispiel bereits eines der Systeme auf S/4HANA umgestellt oder hat ein aktuelleres Enhancement-Package (EHP), sollte eine Umstellung des anderen Systems berücksichtigt werden. Im Rahmen der S/4HANA-Einführung ist zum Beispiel zusätzlich die Umstellung auf das neue Hauptbuch und die Geschäftspartnerstämme obligatorisch. Unterschiedliche Materialnummern, die sich auf dasselbe Material beziehen, müssen ebenso harmonisiert werden. Insbesondere im Intercompany-Prozess ausgetauschte Baugruppen, sind davon in der Praxis betroffen. Systemübergreifende Lösungen (beispielsweise Workflows) müssen geändert werden, sodass Sie später den Prozess in einem System abbilden und optimieren. Nummernkreise müssen ebenso angeglichen werden usw.
Konfigurationsübernahme und Prozessharmonisierung. Nach einer Systemanalyse, müssen gemeinsam mit den Key Usern aus den Geschäftsbereichen Unterschiede angeglichen werden. Die neue Systemkonfiguration muss die Kernanforderungen beider Vorgängersysteme erfüllen. Als Kernanforderungen sind diejenigen Anforderungen gemeint, auf die nicht verzichtet werden kann bzw. sollte. Zielsetzung der Workshops sollte es sein, Individuallösungen kritisch zu hinterfragen und Anwender in Richtung SAP-Standard zu führen.
Datenmigration mit Umsetzungsregeln zur Datenharmonisierung und einer Redundanzvermeidung. Die Migration kann ganz klassisch via Excel und LSMW oder über speziellen Softwarelösungen erfolgen. So gibt es z.B. SNP CrytalBridge, das SAP-Migrationscockpit, ein ETC-Migrationstool und den Consolidator.
Harmonisierung von organisatorischen Abläufen, Namenskonventionen und ggf. Einigung auf eine führende Sprache (Englisch), damit zukünftige Änderungen international verständlich sind. In S/4HANA können übrigens mehrere Währungen und eine parallele Rechnungslegung, z.B. gem. der Rechnungslegungsstandards HGB und US-GAAP, implementiert werden.
Benutzermigration und Zusammenführung der Rollenkonzepte. Ein vollständiges Reengineering der bisherigen Rollenkonzepte, kann sich als Ergebnis der Detailanalyse ergeben. Mit der Umstellung auf S/4HANA kommt dem Berechtigungskonzept ohnehin eine völlig neue Bedeutung zu. Das Launchpad und die dort enthaltenen Fiori-Apps werden nämlich abhängig von der jeweiligen Mitarbeiterrolle und dessen Berechtigungen dargestellt. Während der eine Mitarbeiter also bestimmte Informationen angezeigt bekommt oder Eingaben vornehmen kann, sieht ein anderer Mitarbeiter nicht einmal ein entsprechendes Feld oder den entsprechenden Button. Im Rahmen von SAP´s verbesserter Nutzererfahrung (User Experience), wurden unter Anderem diese Vereinfachung (Simplification) realisiert.
Schnittstellenmigration mit gleichzeitiger Komplexitätsreduzierung, da Schnittstellen zwischen den Systemen und doppelte Schnittstellen ggf. wegfallen können.
Change Management: Mit einer Systemzusammenlegung gehen viele Änderungen einher. Eine regelmäßige und zielgruppengerechte Kommunikation auf allen Ebenen ist daher essentiell. Nicht nur die Systemnutzung, sondern die Organisation an sich, Arbeitsabläufe und Aufgabenfelder können sich im Rahmen dieser Projekte ändern. Im Führungsteam muss auch im laufenden Projekt Konsens beibehalten werden und Mitarbeiter müssen z.B. konkret verstehen, was sich für Sie ändert. Die einen Mitarbeiter sollten bereits in Änderungen und/oder Entscheidungen einbezogen und die Andere müssen vorwiegend ausgebildet werden. Veränderungsbereitschaft, Unterstützung aus dem Management, Befähigung, Abbau von Widerständen usw. sollten daher ergänzend als Projektergebnisse/-ziele betrachtet werden.
Cutoverplan: Zur Sicherung des Geschäftsbetriebs muss ein detaillierter Cutoverplan für die Produktivsetzung ausgearbeitet werden. Dieser enthält unter anderem eine detaillierte Planung der Datenübertragung, ggf. eines Systemupdates bzw. einer S/4HANA Systemkonvertierung, der Schnittstellenumstellung, einen Cutovertest und eine Backupstrategie; falls einmal etwas schiefläuft. In einigen Projekten, wird im Cutoverplan sogar geplant, wer wann auf das System Zugriff hat. Es wird minutengenau geplant, wer was wann zu machen hat und welche Abstimmungen und Statusmeldungen erforderlich sind. Bei sehr komplexen Abläufen kann zudem ein Mock-Cutover sinnvoll sein. Dabei wird eine simulierte Produktivsetzung durchgespielt, um Schwachstellen im Plan zu identifizieren. So können Erkenntnisse, z.B. bzgl. der Reihenfolge von Tätigkeiten, zusätzlich nötiger Tätigkeiten bzw. Statusmeldungen oder der Ausführungsdauer, in den Plan übernommen werden.
Resümee
Die Zusammenführung zweier Unternehmen geht meist mit einer Verschmelzung der IT-Systeme einher. Wie der Autor Herr Götte aus eigener Projektleitungserfahrung weiß, gehören solche Transformationsprojekte zu den größten Herausforderungen und zwar nicht nur innerhalb der SAP-Abteilung, sondern für den gesamten Konzern. Einerseits bedeutet es einen Mehraufwand in fast allen Abteilungen während der Umstellungsphase und andererseits wird sich das Unternehmen organisatorisch ändern. Einige Positionen wären zukünftig mehrfach besetzt. Um Synergieeffekte zu erzielen, können Arbeitsplätze wegfallen bzw. Aufgabenfelder müssen angepasst werden. Über den Erfolg solcher Projekte entscheidet somit nicht nur die IT, sondern auch ein professionelles Change Management. Eine offene Kommunikation, ein geschlossenes Auftreten des Managementteams und die dadurch erlangte Bereitschaft der Mitarbeiter Änderungen mitzutragen, ist eine wesentliche Grundlage für den Projekterfolg.
Hub und Buch zum SAP S/4HANA Projektmanagement
Als SAP Projektleiter oder Projektmanager finden Sie im Hub weitere Artikel zur SAP Projektleitung. Zusätzlich gibt es ein Buch zum agilen S/4HANA-Projektmanagement. Dieses wird übrigens zusätzlich als Wordversion ausgeliefert. So können Sie direkt vorhandene Templates, Tools, Demos und weiterführende Literatur via Hyperlink aufrufen und sich detailliert einarbeiten. Lernen Sie die in den S/4HANA-Projekten üblichen Methoden, Tools und Inhalte kennen; Scrum, Activate, Solution Manager Focused Build, Enable Now, Migrationscockpit, die vielen kostenlosen Projektbeschleuniger usw. Dank seiner Erfahrung weiß Herr Götte genau, was relevant ist.
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