Wie lange dauert die S/4HANA-Einführung?

Üblicherweise dauern, im dynamischen Mittelstand mit kurzen Entscheidungswegen, Neueinführungen 6 bis 15 Monate und Systemkonvertierungen 4 bis 12 Monate. Großunternehmen müssen teilweise mehrere Jahre einplanen. Einflussfaktoren sind neben der Unternehmenskomplexität auch die Einführungsstrategie, das SAP-Team, verwendete Werkzeuge und ob der Kunde bereits SAP im Einsatz hatte. SAP-Neukunden aus dem Mittelstand haben z.B. oftmals weniger spezifische Anforderungen und diskutieren daher weniger. Man bleibt also üblicherweise näher an den SAP Best Practice-Prozessen (SAP Standard), das Template und Blueprint (Anforderungszusammenstellung) bleiben insgesamt übersichtlicher. Wenn die Backlog-Liste mit Delta-Anforderungen (nicht im Standard abbildbare Anforderungen) übersichtlich bleibt, kann dies einer kurzen Einführungszeit sehr zuträglich sein (Paretoprinzip). Viele Entscheidungsträger und kundenindividuelle Wünsche, lassen dagegen Projekte komplexer werden. Bei Neueinführungen ist die Datenaufbereitung sowie das Change-Management inkl. Mitarbeiterschulung aufwändiger. Handelt es sich bereits um einen SAP-Kunden, so verursachen die vorhandenen kundenindividuellen Entwicklungen (RICEFW) Aufwand. Change-Management bedeutet dann unter anderem auch dem Kunden SAP-Standardlösungen näher zu bringen.

SAP Team Schulungen Trainings WBTs

Fit/GAP-Analysen und Fit-to-Standard Workshops

Teil der Projektphase “Explore” ist insbesondere die Prozess- und Anforderungsaufnahme, der Abgleich mit dem SAP Standard, eine Konkretisierung des Zielsystems und das Aufspüren von Deltas. Nachdem die Grundlagen und Rahmenbedingungen in den Projektphasen „Discover“ und „Prepare“ geklärt und vorbereitet wurden, folgt die Ermittlung der Anforderungen und Analyse der unternehmensinternen Gegebenheiten. Dazu werden Fit-to-Standard Workshops mit der folgenden Zielsetzung durchgeführt:

  • Kennenlernen des Geschäftsmodells,
  • Analyse der Geschäftsprozesse und vorliegenden Daten,
  • Projektion auf SAP Best Practices Prozesse
  • Definition von Zusatzanforderungen und
  • nötigen Datenaufbereitungen.

Als FIT bezeichnet man alle Prozesse, die über die Konfiguration der SAP-Standardlösung abgedeckt werden können. Ein GAP erfordert eine kundenindividuelle Entwicklung, die oftmals als RICEFW bzw. WRICEF bezeichnet wird. Die Abkürzung RICEFW steht für die möglichen Lösungsalternativen (Objekte):

  • Reports (Berichte),
  • Interfaces (Schnittstellen),
  • Conversions (Datenformatkonvertierung z.B. CSV zu XML),
  • Enhancements (Erweiterungen bzw. Modifikationen; also Standardsoftwareänderungen),
  • Forms (Formulare, wie das Bestellschreiben) und
  • Workflows (Automatisierung von Arbeitsabläufen).

Ermittelte Deltas werden in einer Backlog-Liste zusammengetragen, es erfolgt ein sogenanntes T-Shirt-Sizing (Schätzung von Zeit und Kosten) sowie eine Entscheidung, inwiefern das Thema weiter betrachtet werden soll. Insofern eine Entscheidung zur weiteren Betrachtung getroffen wurde, folgen ggf. Machbarkeitsstudien und Umsetzungskonzepte bzw. -designs. Gute Beratung folgt dem Prinzip möglichst nahe am SAP Standard zu bleiben und eine Kosten-Nutzen-Abwägung anzuregen. Eine umfassende Kosten- und Aufwandsschätzung bezieht übrigens dabei nicht nur den Projektaufwand bzgl. Konzeption, Entwicklung, Test, Integration und Schulung ein, sondern berücksichtigt auch Wartung und Support im produktiven Betrieb.

Fit-to-Standard Workshopdurchführung

In Fit-to-Standard Workshops haben sich die folgenden Schritte etabliert. Theoretische Betrachtung der Best Practices, um Begrifflichkeiten und das Prozessverständnis zu vermitteln sowie nötige Entscheidungen vorzubereiten. Durchführung der Geschäftsprozesse im S/4HANA-System. Anregung von Diskussionen, wie die Prozesse zu den aktuellen Kundenanforderungen passen. Konkretisierung des Zielsystems, d.h. Abstimmung der Konfiguration, Stammdatenaufbereitung, Organisationsstrukturen, Berechtigungen usw. Identifikation von Anforderungen (Deltas), die nicht über SAP-Standardprozesse abgebildet werden können. Bestenfalls sollte man Kunden zudem die aktive Arbeit im System ermöglichen; ggf. kann dies auch als Teil des Workshops eingeplant werden.

Der Zugriff auf die „On-Premise Sandbox“ oder das Cloud „Starter System“, kann zudem durch guided Simulations, Online-Schulungen usw. ergänzt werden. Einen Workshop sollte man mit dem Einholen eines Feedbacks abschließen, um sich kontinuierlich zu verbessern und den Erfordernissen der Zielgruppe weiter anzunähern (Kaizen). Das Einholen des Feedbacks, kann über ein Tool erfolgen. So z.B. via Easyfeedback. Da derzeit viele Teams virtuell und verteilt zusammenarbeiten, kann die Betrachtung des Tools „MURAL“ interessant sein. Es handelt sich dabei um ein virtuelles Whiteboard.

S/4HANA-System für die Workshnops

Im Vorfeld wurde bereits ein On-Premise Sandbox System oder das Cloud Starter System für die Workshops bereitgestellt und um Best Practices (BP Explorer), eine Model Company oder Qualified Partner Packages angereichert. Die Model Company ist ein branchenspezifisches S/4HANA-System, welches bereits lauffähige Wertschöpfungsketten (Best Practices) beinhaltet. Es ist eine kostengünstige Alternative gegenüber den individuell implementierten SAP Best Practices. Über eine kostenlose Schulung, PowerPoint-Präsentation und das Whitepaper, können Sie sich detaillierter über die verschiedenen Model Companies informieren.

Fragenkataloge für die Workshops

Ergebnisse der Fit-to-Standard Workshops

  • Auswirkung der neuen Lösung auf bestehende Prozesse ist bekannt
  • Zielsystemkonkretisierung (Konfiguration, Organisationsstruktur, Daten etc.)
  • Dokumentierte Lücken (u. A. in der Backlog-Liste)
  • Bewusstsein für Wertschöpfung und KPIs bei den Anwendern vorhanden

Eigenständige Systemanalyse

Als Ergänzung zu den Workshops, können auch mit Hilfe von technischen Hilfsmitteln Analysen durchgeführt werden. Insofern das Legacy System ebenso ein SAP-System ist, finden sich SAP-Berater gut zurecht. Auch der Einstieg in ein bereits entwickeltes Projektsystem kann erforderlich sein. Ein paar Anregungen möchte der Autor daher dem Leser auf den Weg geben. So gibt es das Custom Code Lifecycle Management (CCLM) im Solution Manager, um Eigenentwicklungen und Modifikationen zu analysieren. Weitere Informationen finden Sie auf der Seite von SAP im Bereich SAP Solution Manager 7.2 sowie eine gute Übersicht zu den dazu vorhandenen Best Practices und Demos im Blog von Thomas Fischer. Die Quaellcodeanalyse kann auch über das Programm “/SDF/CD_CCA” bzw. die Transaktion „CC_APPS“ erfolgen.  Weiterführende Informationen finden Sie über einen Klick auf Fit/GAP-Analyse.

In den nächsten Artikeln werden die Beschleuniger für Fit-to-Standard-Analysen vorgestellt sowie die nötige Ergebnisdokumentation erläutert.