SAP S/4HANA Procure-to-Pay-Prozess

Einführungsvideos zum Beschaffungsprozess vom S/4HANA-Guide Jonathan Harsanyi. Die gesamte Videoserie finden Sie hier. Im Prinzip können Sie aber mit der Bestellanforderung beginnen und die Videos hintereinander ablaufen lassen. Es wird der gesamte Beschaffungsprozess von der Bestellanforderung, dessen Freigabe und Umsetzung in eine Bestellnung, der zugehörige Wareneingang bis zur Lieferantenrechnungserfassung vorgeführt. So einfach wird zukünftig der Beschaffungsprozess für den Endanwender. Weitere Videos von Jonathan und anderen Guides finden Sie in der Videothek.

Welchen Mehrwert bringt S/4HANA ganz konkret für Ihre Branche und Ihren Geschäftsbereich?

Über dieses Tool und dessen Auswahlmöglichkeiten, können Sie den für Sie relevanten Mehrwert anzeigen lassen. Dazu gibt es 23 Branchen zur Auswahl (Retail, Automotive, Mill Products etc.) und 11 Geschäftsbereiche (Procurement, Manufacturing, Supply Chain etc.). Passend zu Ihrer Auswahl werden dann Vorteile, Fallbeispiele, Links, Videos usw. angezeigt.

So können Sie z.B. Retail und Procurement wählen und erhalten daraufhin eine Übersicht mit 12 Kacheln (bspw. Bestand, Datenqualität und Reporting). Diese Kacheln enthalten Informationen zum Thema Einkauf im Handel. Über einen Klick auf eine Kachel, gelangen Sie in die Details. Das Tool ist noch nicht perfekt, bietet aber eine erste Anlaufstelle und wird regelmäßig weiterentwickelt. Auch unsere Videothek oder die guided S/4HANA Simulation, sind hilfreiche Einstiegsmöglichkeiten.

SAP S/4HANA Business Value Advisor Mehrwert Neuerungen

SAP Fieldglass

SAP Fieldglass stellt die führende Cloud-Technologie für die Dienstleistungsbeschaffung und die Verwaltung externer Mitarbeiter zur Verfügung. Über eine kostenlose Registrierung, können Sie sich eine eigene Meinung bilden. Übrigens finden Sie auf S4-Experts auch einen Einstieg in das Thema Dienstleistungsbeschaffung im ERP System. Auf die Cloud gelangen Sie über einen Klick auf den Button:

SAP Fieldglass Dienstleistungsbeschaffung External Service Procurement

Prozessautomatisierung und alles Wissenswerte über Batch Jobs

Über Jobs lassen sich viele Prozesse und regelmäßige Tätigkeiten automatisieren. Einerseits können die vielen von SAP bereitgestellten Programme und andererseits auch speziell entwickelte Kundeneigenentwicklungen ausgeführt werden. Es lassen sich widerkehrende Tätigkeiten vollständig automatisieren. Beispielsweise Idocs erneut verbuchen, fehlerhafte Stammdaten prüfen und ggf. eine E-Mail an zuständige Mitarbeiter senden, SE16N-Selektionen nachts im Hintergrund durchführen, Kundenaufträge beliefern oder den Periodenverschieber einplanen.  

Auf der Website „Batch Jobs“ finden Sie z.B. folgende Informationen:

  • Joberstellung und -pflege
  • Jobmonitoring und Fehleranalyse
  • Hilfsprogramme zu Jobs
  • Wartezeiten zwischen zwei Jobs
  • Sequenzielle und parallele Jobketten
  • Relevante Job-Tabellen
  • Job-Debugging und vieles mehr

SAP Kurzbefehle im Überblick

Die auch als OK-Codes bekannten Kurzbefehle, können in das Transaktionsfeld eingeben werden.

Kurzbefehl

Erläuterung

/o

Modiübersicht inkl. der Möglichkeit einen bestehenden zu löschen oder aber einen neuen zu erzeugen.

/oTransaktion öffnet neuen Modi  inkl. Transaktion.

search_sap_menu Transaktionssuche in der Menüstruktur.
/nTransaktion

Beenden der aktuellen Transaktion und starten der neuen Transaktion. Nicht gespeicherte Daten gehen ohne Warnung verloren! Beim hellen Batch Input-Lauf (LSMW), kann damit die aktuelle Eingabe (z.B. bei Fehlern) übersprungen werden. 

[Strg][n]: Neuen Modus ohne Maus öffnen.

/*Transaktion Beenden der aktuellen Transaktion und starten der neuen Transaktion. Hier wird allerdings der erste Bildschirm der neuen Transaktion direkt übersprungen. Also falls Sie z.B. aus der MM03 direkt die MM02 öffenen möchten, kann dieser Kurzbefehl sinnvoll sein. Falls Sie bereits bei der MM03 die Materialnummer usw. eingegeben hatten, wird diese Eingabe für MM02 genutzt und Sie gelangen direkt in die Materialstammpflege (in den Reiter Grunddaten). 
/i

Beendet den aktuellen Modus. Nicht gespeicherte Daten gehen ohne Warnung verloren!

/iModus: Beendet den angegebenen Modus. Nicht gespeicherte Daten gehen ebenso ohne Warnung verloren!

[Strg][SHIFT][7] Fokus aufs Transaktionsfeld.
/nend Beendet die aktuelle Sitzung und schließt alle offenen Modi. Beim hellen Batch Input-Lauf (LSMW), kann damit der komplette Batch Input-Lauf beendet werden.
/nex Beendet die aktuelle Sitzung ohne Nachfrage. Alle offenen Modi werden ohne Nachfrage geschlossen, Daten können daher verloren gehen.
.xyz Traversieren der Menü-Shortcuts (Hotkeys)
/h

Debugger öffnen.  Im R/2-System war es übrigens noch das ‘h’ und man nannte es damals »Hoppeln«.

/hs:  In den Debugger springen.

%_GCADDF Während eine Transaktion geöffnet ist, kann man im Eingabefeld
%_GCADDF eingeben und damit wir die Transaktion in den
eigenen Favoriten aufgenommen.
/$SYNC Synchronisieren aller Puffer. Durch diese Funktion kann die Performance erheblich verringert werden!
/$TAB Synchronisiert den Tabellenpuffer. Durch diese Funktion kann die Performance negativ beeinflußt werden.
/$CUA Synchronisiert den CUA-Puffer. Durch diese Funktion kann die Performance ebenso negativ beeinflußt werden.
/$NAM Synchronisiert den NAMTAB-Puffer. Durch diese Funktion kann ebenfalls die Performance negativ beeinflußt werden.
/$DYNP Synchronisiert den Dynpro-Puffer und kann die Performance auch negativ beeinflussen.
[Strg] + [Y] Via Tastenkombination (Shortcut) mehrere Zeilen markieren.
/bend Batch-Input beenden, dabei können Sie mit [Wiederaufnahme] in die Transaktion SM35 zurückspringen.

/p–

/p-

/p+

/p++

Auf die erste Seite einer Liste springen.

Eine Seite rückwärts blättern.

Zur nächsten Seite vorblättern.

Auf die letzte Seite springen.

[STRG][S]

[F8]

[F4][F2]

[F3]

[Shift][F3]

[F12]

Speichern

Ausführen 

 Trägt das aktuelle Datum ins Datumsfeld ein. 

Zurück

Beenden

Abbrechen

[F2] Statt Doppelklick via Maus.
[Strg][N] Öffnet neuen Modus
%pc Liste downloaden.
%sc In der Liste suchen.
%pri

Angezeigte Liste drucken.

Weitere Arbeitserleichterungen finden Sie auf der Seite: 10 Tipps für SAP Profis.

MM Modulintegration mit anderen ERP Modulen

Das Zusammenspiel der Module soll anhand des Moduls MM und der Komponente MM-SRV veranschaulicht werden. Es werden regelmäßig Dienstleistungen in Anspruch genommen. Für diesen Prozess bietet SAP im Modul MM ein umfassendes Werkzeug. Einerseits um wiederkehrende Tätigkeiten zu reduzieren und andererseits um den Prozess vom Ursprung, zum Beispiel einem Serviceauftrag oder Instandhaltungsauftrag, bis hin zur Abrechnung optimal ausgestalten zu können. Da diese Komponenten unberechtigterweise ein Schattendasein fristet, wurde bewusst dieses Beispiel aufgegriffen, um das Zusammenspiel der Module zu veranschaulichen.

Integration

Die Komponente Dienstleistung ist an die SAP-Module Kundenservice, Instandhaltung, Vertrieb, Projektsystem usw. gekoppelt. Dadurch ist es möglich, Bestellanforderungen für Dienstleistungen z.B. im Rahmen einer Instandhaltungsmaßnahme oder eines Projekts zu erstellen und dann dem Einkauf zu übermitteln; ohne zusätzliche Arbeit bei der Datenpflege. Das Zusammenspiel der Module MM, CS, SD, PS, PM, CO und FI spart Zeit, Aufwand und reduziert zudem die Fehlerhäufigkeit.

Modulintegration MM-CO

Ein Beispiel für die Integration zwischen MM und CO ist das Bestellobligo. Der erwartete Wert ungeplanter Leistungen sowie geplanter Dienstleistungen wird aus MM an CO übergeben, damit ein Bestellobligo aufgebaut und verwaltet werden kann. Dadurch kann das entsprechende Budget für Beschaffungsmaßnahmen rechtzeitig zur Verfügung gestellt werden.

Modulintegration MM-PM

Für die Integration von MM-SRV und PM bietet SAP sowohl für die geplante, als auch für die ungeplante Instandhaltung Optimierungsmöglichkeiten. So gibt es zum Beispiel für beide Fälle Rahmenbestellungen, mit deren Hilfe sich der Aufwand innerhalb des Einkaufs reduzieren lässt. Zudem kann im Rahmen der geplanten Instandhaltung mit Wartungsplänen der manuelle Erfassungsaufwand zusätzlich reduziert werden.

Modulintegration MM-SD

Aus dem Vertrieb (SD) wäre z.B. eine Streckenbestellung denkbar, die z.B. eine Produktlieferung um sinnvolle Dienstleistungen Dritter ergänzt. Aus dem Projektstrukturplan eines Projektes und dem Kundenservice, können sich ebenso Dienstleistungsanforderungen ergeben. Die Dienstleistungsbeschreibung kann entweder direkt innerhalb dieser Belege bzw. bei der Bestellerzeugung genauer spezifiziert werden kann.

Was ist neu im SAP S/4HANA Retailsystem?

In einem 18-Seitigen S4-Experts-Whitepaper bekommen Sie einen Überblick über die Neuerungen der IS Retail-Lösung. Der Autor Herr Götte arbeitet derzeit selbst in einem Retailprojekt und kennt daher die Herausforderungen der Handelsbranche. Während auf der Webseite viele Detailinformationen geboten werden, inklusive einem S/4HANA Retail Demosystem, interaktiven Schulungen und Videos, bekommen Sie im Whitepaper einen Überblick. Von den Organisationsstrukturen, Geschäftspartnern (Lieferanten und Kunden), Betriebstämmen, Artikelstämmen über Kontraktmanagement und Einkaufsanalysen bis hin zum Aufteiler (der Warenverteilung im Handel), werden die wesentlichen Änderungen aufgezeigt.

S/4HANA IS Retail

Stammdaten der Dienstleistungsabwicklung

Nachdem ein genereller Überblick über den Dienstleistungsprozess geboten wurde, sollen hier die Dienstleistungsstammdaten erläutert werden. Wiederkehrende Dienstleistungen können detailliert erfasst und zukünftig als Datengrundlage genutzt werden. Mit Fokus auf die Besonderheiten des Dienstleistungsprozesses, sind insbesondere folgende Stammdaten zu betrachten:

  • Lieferanten
  • Dienstleistungsstämme
  • Musterleistungsverzeichnisse (M-DLV)
  • Standardleitungsverzeichnisse (St-DLV)
  • Kontrakte mit Dienstleistungsverzeichnis
  • Dienstleistungskonditionsschemata und Konditionen

Lieferanten

Auf die Pflege der Lieferanten soll nicht detailliert eingegangen werden. Der Hinweis, dass über den Lieferanten die leistungsbezogene Rechnungsprüfung ausgesteuert werden kann, sollte hinreichend sein. Damit erreichen Sie, dass die Rechnungen nicht ohne Leistungsabnahme bezahlt werden. Die anderen Einsellungen sind analog zur Materialbeschaffung vorzunehmen.

Dienstleistungsstämme

Als Alternative zu Materialstämmen, gibt es für den Dienstleistungsprozess Dienstleistungsstämme. Diese sind insbesondere eine Erfassungshilfe, da hier Vorschlagswerte (Formeln, Langtexte, Bewertungsklassen etc.) hinterlegt werden können. Optionale Berechtigungsgruppen können festlegen, welcher Benutzer zur Auswahl der jeweiligen Dienstleistung berechtigt ist. Es lassen sich Dienstleistungen über einen Einkaufsstatus temporär sperren und so weiter.

Musterleistungsverzeichnisse

Musterleistungsverzeichnisse bilden eine sinnvolle Gruppierung von Dienstleistungen, die regelmäßig gemeinsam selektiert werden. Es können zum Beispiel Texte, Preise, Überlieferungstoleranzen, feste Lieferanten, Mengen und Konditionen inklusive Gültigkeiten, Staffeln und Zusatzkonditionen hinterlegt werden. Auch hier gibt es die Steuerungsmöglichkeiten über Berechtigungsgruppen und Einkaufsstatus. Theoretisch können auch Dienstleistungen über Freitexte gepflegt werden. Der Autor rät davon allerdings ab, da das System Dienstleistungen ohne Leistungsstamm ungewöhnlich interpretiert. Insofern Sie zum Beispiel eine Prozessoptimierung mit Hilfe von Wartungsplänen und Rahmenbestellungen implementieren, wodurch automatisch Leistungserfassungsblätter erzeugt werden können, werden Leistungen ohne Dienstleistungsstamm als ungeplante Dienstleistungen interpretiert. Leider lassen sich diese Einträge im Leistungserfassungsblatt auch nicht nachträglich auf geplante Dienstleistungen ändern. Zudem gibt es dazu keinen SAP-Hinweis (SNote), der diese Einschränkung korrigiert.

Standardleistungsverzeichnisse

In Standardleistungsverzeichnissen können Textbausteine hinterlegt werden, die dann als Quelle für Dienstleistungsverzeichnisse und Dienstleistungsbeschreibungen dienen. Standardleistungsverzeichnisse werden teilweise von Lieferanten bereitgestellt, um eine eindeutige Kommunikation sicherzustellen. Diese sind immer dann sinnvoll, wenn sich Leistungsbeschreibungen aus unterschiedlichen Textbausteinen zusammensetzen und diese redundanzfrei abgelegt werden sollen. Gemeinsam mit Lieferanten entwickelte Standardleistungsverzeichnisse, sind auch einer eindeutigen und verständlichen Kommunikation zuträglich. Im Beispiel wurde eine mögliche Konfiguration der Leistungsbeschreibung grau hervorgehoben.

Standardleistungsverzeichnis

Die Themen Preisfindung, Konditionen sowie Kontraktmanagement werden aufgrund des Umfangs in eigenen Artikeln erläutert. Weitere Informationen zur Dienstleistungsbeschaffung bekommen Sie im Whitepaper und zusätzlich können Sie das von Herrn Götte geschriebene Buch (201 Seiten) direkt hier erwerben. Ferner könnte Sie in diesem Zusammenhang auch das SAP System Fieldglass interessieren.

S/4HANA Dienstleistungsbeschaffung

Neben der Materialbeschaffung, bietet SAP eine umfangreiche Komponente für die Dienstleistungsbeschaffung.

Einerseits um wiederkehrende Tätigkeiten zu reduzieren und andererseits um den Prozess vom Ursprung, z.B. einem Serviceauftrag oder Instandhaltungsauftrag, bis hin zur Abrechnung optimal ausgestalten zu können. Diese Komponente ermöglicht eine detaillierte Kommunikation, Überwachung und Auswertung hinsichtlich komplexer Dienstleistungsanforderungen. Aufgrund der Wiederverwendbarkeit der Stammdaten, zeigen sich zunehmend im Rahmen der täglichen Arbeit deren Vorteile. Beschreibungen können einmal in hoher Qualität erfasst und langfristig verwendet werden, was den Kommunikationsaufwand teilweise erheblich reduziert.

Die Abnahme von Dienstleistungen bedarf oftmals sowohl einer fachlichen, als auch kommerziellen Abnahme. Um Compliance-Anforderungen umzusetzen kann ebenso ein Vieraugenprinzip oder gar ein mehrstufiges Freigabeverfahren erforderlich sein. Eine Überwachung und Auswertung der Dienstleistungen externen Personals kann mit Hilfe dieser Komponente deutlich strukturierter, transparenter und detaillierter erfolgen. Es ist ein revisionssicheres Dokumentieren der Kommunikation und aller Vorgänge möglich.

Prozessüberblick inkl. Modulintegration

Die Komponente Dienstleistung ist an die SAP-Module Kundenservice, Instandhaltung, Vertrieb, Projektsystem usw. gekoppelt. Dadurch ist es möglich Bestellanforderungen für Dienstleistungen, z.B. im Rahmen einer Instandhaltungsmaßnahme oder eines Projekts, zu erstellen und dann dem Einkauf zu übermitteln; ohne zusätzliche Arbeit bei der Datenpflege. Das Zusammenspiel der S/4HANA Module Procurement, Customer Management, Sales etc. und Finance spart Zeit, Aufwand und reduziert zudem die Fehlerhäufigkeit.

Ein Beispiel für die Integration zwischen Sourcing and Procuement und Finance (Controlling) ist das Bestellobligo. Der erwartete Wert ungeplanter Leistungen sowie geplanter Dienstleistungen wird aus Sourcing and Procuement an Finance (Controlling) übergeben, damit ein Bestellobligo aufgebaut und verwaltet werden kann. Dadurch kann das entsprechende Budget für Beschaffungsmaßnahmen rechtzeitig zur Verfügung gestellt werden.

Für die Integration von Procurement und Plant Maintenance bietet SAP sowohl für die geplante, als auch für die ungeplante Instandhaltung Optimierungsmöglichkeiten. So gibt es z.B. für beide Fälle sogenannte Rahmenbestellungen, mit deren Hilfe sich der Aufwand innerhalb des Einkaufs reduzieren lässt. Zudem kann im Rahmen der geplanten Instandhaltung mit Wartungsplänen der manuelle Erfassungsaufwand ebenso reduziert werden.

Aus dem Vertrieb wäre z.B. eine Streckenbestellung denkbar, die z.B. eine Produktlieferung um sinnvolle Dienstleistungen Dritter ergänzt. Aus dem Projektstrukturplan eines Projektes und dem Kundenservice, können sich ebenso Dienstleistungsanforderungen ergeben. Die Dienstleistungsbeschreibung kann entweder direkt innerhalb dieser Belege bzw. bei der Bestellerzeugung genauer spezifiziert werden kann.

SAP ERP Dienstleistungsbeschaffung und S/4HANA Service Procurement

In einem Whitepaper (26-Seiten) wurde die ERP Dienstleistungsbeschaffung inkl. vieler Optimierungs- und Weiterentwicklungsmöglichkeiten erläutert. Auf Anfrage können Sie gerne auch das dazugehörige Buch von Herrn Götte kaufen. Dieses beschreibt die Komponente auf über 200 Seiten umfassend. Eine Auflage des Buchs, die sich dem Thema S/4HANA Service Procurement widmet, wird dieses Jahr entwickelt.

S/4HANA Procure to Pay Services Video

https://youtu.be/xZVvGipBU5Q